Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые правила подотчета 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В августе 2017 года Центробанк утвердил порядок, в соответствии с которым осуществляется выдача денежных средств в подотчет. Эти правила несколько облегчили жизнь бухгалтерам и подотчетным сотрудникам. Предлагаем разобраться в новых нюансах оформления бумаг и выдачи денег, чтобы понять, какие документы по подотчету изменились и в чем заключаются преимущества.
Как выдать деньги под отчет по новым правилам в 2021 году
До 19.08.2017 денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но после изменения в порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) и поправкам в пункте 6.3 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, обновился список документов для подтверждения подотчетных расходов. Изменения по подотчетным суммам с 2021 года разрешают обосновать передачу денег работнику двумя способами:
- издать распорядительный документ о выдаче подотчетных денег (как правило, это приказ);
- оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).
Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе самостоятельно выбирать основание для выдачи денежных средств. Нужно ли писать заявление на выдачу денег в подотчет в 2021 году, зависит от того, что прописано во внутренних нормативных документах. Если положение предусматривает написание заявления, его придется писать.
Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно. В этом случае не придется оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать общий приказ о выдаче им наличности.
Благодаря решениям Центробанка, стало проще вести расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений: теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег допустимо оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 ). Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанцию вносителю денег разрешено направить на адрес его электронной почты, без оформления в бумажном виде. На какой срок можно выдавать деньги в подотчет, зависит от политики организации, это закрепляют в положении о выдаче подотчетных денег и в приказе.
Эти новшества, изменившие порядок выдачи и расходования подотчетных сумм, очень удобны тем компаниям, которые уже обзавелись средствами электронного документооборота.
Новые правила подотчета 2021 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 исключено условие о том, что деньги разрешено выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Может ли учреждение выдать новую подотчетную сумму сотруднику, которому уже ранее была выдана подотчетная сумма, решает руководитель или главный бухгалтер. Если есть объективная необходимость, допустимо выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.
Следует ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы для подотчетных лиц изменения не стали поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины. Можно ли выдавать деньги в подотчет, если не отчитались за предыдущий, — нежелательно без объективных причин, хотя прямого запрета на это сейчас нет.
Как закрыть подотчет директора в 2021 году: шесть способов в помощь бухгалтеру
Классический способ погашения долга. Удержать сумму долга из заработной платы можно только с согласия директора.
Приказ об удержании нужно подписать в течение месяца с даты окончания срока возврата подотчетной суммы.
Размер удержания не должен превышать 20% от суммы заработной платы. Если сумма долга большая, вычитать ее придется в несколько этапов.
Пример: долг директора по подотчету — 200 тыс. рублей. Его заработная плата — 100 тыс. рублей. Значит ежемесячно из зарплаты можно удерживать сумму в размере:
(100 тыс. руб. — 100 тыс. руб. * 13%) * 20% = 17,4 тыс. руб.
Таким образом на руки ежемесячно директор будет получать:
100 тыс. руб. — 13 тыс. руб. (НДФЛ) — 17,4 тыс. руб. = 69,6 тыс. руб.
Страховые взносы на сумму заработной платы начисляются в общем порядке.
На прибыль компании сумма выданного и возвращенного подотчета никак не влияет, ведь ни дохода, ни расхода не возникло.
Заключаем с директором договор процентного займа (именно процентного, чтобы снять проблему ежемесячного начисления дохода с материальной выгоды). Переводим средства на карточку директора или выдаем деньги из кассы.
Важно: выдать заемные средства из кассы напрямую нельзя. Если по каким-либо причинам перевести деньги сразу на личный счет заемщика невозможно, то нужную сумму необходимо снять с расчетного счета.
Далее директор погашает подотчет полученными средствами. Сразу оговоримся, что долг в данном случае никуда не исчезает. Просто «переезжает» в другую строку баланса. Договор займа может быть оформлен на любой срок. Так как договор процентный, то есть налицо экономическая выгода для организации, то вопросов у проверяющих, как правило, не возникает.
В дальнейшем организация долг директору может простить.
Можно купить у директора товарно-материальных ценности: стол, кресло, шкаф, ноутбук, запчасти, оборудование, стройматериалы для ремонта и т. д. А может в вашей компании уже используется имущество директора, которое нигде не учтено. Самое время правильно это оформить.
Оформляем договор купли-продажи и акт приема-передачи. Или составляем закупочный акт, который заменяет оба указанных документа (форма № ОП-5 или самостоятельно разработанный бланк со всеми необходимыми реквизитами). Выплачиваем директору стоимость имущества, а далее он за счет этих средств погашает зависший подотчет.
НДФЛ со стоимости проданного имущества директор должен заплатить самостоятельно. В данной ситуации организация не выступает налоговым агентом.Однако, если это имущество находилось в собственности директора больше 3 лет, или его стоимость не превышает 250 тыс. руб. — то ему не придется ни уплачивать налог, ни подавать декларацию 3-НДФЛ (закон от 02.07.2021 № 305-ФЗ).
При этом организация вправе учесть приобретенные ТМЦ в расходах.
Пример: директор продал компании 10 стульев для офиса, 2 стола, копировальный аппарат, 2 ноутбука, 2 болгарки и строительные материалы для ремонта цеха на общую сумму 200 тыс. руб. Покупку оформили закупочным актом. Обязанности отчитаться перед налоговой инспекцией и уплатить налог у директора не возникает. Организация может отнести стоимость малоценки на расходы.
При условии наличия первичных документов можно переквалифицировать обеды в ресторанах, доставку гостей до места проведения мероприятия и обратно в проведение деловых переговоров в интересах бизнеса.
Скажем сразу, документов потребуется немало. Если суммы мизерные, то затраты времени на оформление документов себя не оправдают.
В частности вам могут потребоваться:
- положение о представительских расходах в организации;
- приказ (распоряжение) о затратах на такие мероприятия;
- смета представительских расходов;
- отчет, в котором должны быть отражены: цель мероприятия, дата, время и место проведения, программа мероприятия, результат его проведения.;
- протокол встречи;
- журнал регистрации участников и т. д.
Представительские расходы можно учесть в расходах по налогу на прибыль, но только в пределах норматива: не больше 4% от фонда оплаты труда за отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).
В расходы по УСН представительские расходы включить нельзя, так как этих расходов нет в закрытом перечне п. 1 ст. 316.16 НК РФ.
Новые правила кассовых операций и выдачи наличных под отчёт в 2021 году
-
Что происходит с отчетностью при слиянии, присоединении и разделении ООО
1,8 тыс. 0
Больше нет обязательного срока для сдачи в бухгалтерию авансового отчёта и подтверждающих документов. Раньше работник должен был отчитаться в течение трёх рабочих дней:
- либо со дня выхода на работу,
- либо со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньги.
Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.
ОП теперь могут не вести кассовую книгу, если не хранят наличные и после каждой смены передают их в кассу юрлица.
До поправок все ОП, которые принимали и выдавали наличные, должны были вести кассовую книгу. Если расчётного счёта не было, обязанность тоже сохранялась. За отсутствие своей книги налоговики штрафовали компании на 50 тыс. рублей, а руководителей на 5 тыс. рублей.
Выдавать деньги под отчет можно только за счет наличной выручки. Новые правила наличных расчетов запрещают выдавать деньги подотчетникам за счет других источников (Указание ЦБ от 9 декабря 2019 г. № 5348-У). Например, за счет заемных средств, поступивших в кассу, и даже за счет возвращенных подотчетных сумм. Их сначала нужно сдать в банк.
Раньше возвращенные подотчетные суммы можно было выдать другому работнику под отчет и даже в качестве зарплаты. Теперь же возвращенный подотчетником аванс нужно сдать в банк. Если этого не сделать, вы нарушите правила наличных расчетов (см. письмо ЦБ от 9 июля 2020 г. № 29-1-1-ОЭ/10561). Нарушение влечет штраф на сумму от 40 000 до 50 000 руб. по части 1 статьи 15.1 КоАП.
Разрешено выдавать займы только микрофинансовым и некоторым другим специализированным организациям, например, потребкооперативам (п. 1 Указаний).
Выдавайте наличные деньги под отчет только за счет выручки. Если ее нет, нужно снимать деньги со счета в банке. Также можно перейти на безналичные расчеты с подотчениками.
Подотчетные суммы: учитываем новшества и исправляем ошибки
Наличные денежные средства, поступающие в кассу и выдаваемые из нее, учреждение учитывает в кассовой книге пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210 – У.
В случае если у казенного учреждения есть хотя бы одно обособленное подразделение, которое осуществляет кассовые операции, то раньше оно обязано было вести отдельную от головной организации кассовую книгу. Записи вносились в нее на основании кассовых документов – приходных и расходных кассовых ордеров. Помимо этого, обособленным подразделениям раньше была вменена обязанность передавать в головную организацию копии листов своих кассовых книг в порядке и сроки, которые устанавливались учреждением самостоятельно исходя из срока составления бухгалтерской (финансовой) отчетности пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У.
Теперь пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У дополнен новым правилом: если обособленное подразделение не хранит наличные денежные средства и по окончании проведения кассовых операций сдает их в кассу головной организации, то оно вправе не вести кассовую книгу.
Согласно новой редакции пп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У теперь, при приеме денежных банкнот кассир обязан удостовериться в их платежеспособности.
Признаки платежеспособности банкнот (монет) приведены в Указании ЦБ РФ от 26.12.2006 № 1778-У. Согласно данного документа платежеспособными признаются банкноты и монета ЦБ РФ, имеющие силу законного средства наличного платежа на территории РФ (в том числе изымаемые из обращения), не содержащие признаков подделки, без повреждений или с повреждениями следующего характера:
-
банкноты загрязнены, изношены, надорваны, имеют потертости, небольшие отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, оттиски штампов, утратили углы, края;
-
монета имеет мелкие механические повреждения.
Иначе говоря, кассир может принимать только те банкноты, которые имеют незначительные повреждения. К примеру, кассир не вправе отказать в приеме надорванной купюры, так как она в силу вышеперечисленных признаков не признается поврежденной.
Помимо этого, Указанием ЦБ РФ № 5587-У введен запрет на выдачу кассиром банкнот, которые имеют одно и более повреждений, указанных в п. 2.9 Положения ЦБ РФ от 29.01.2018 № 630-П (далее – Положение №630-П). В связи с этим пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У дополнен соответствующим положением.
В соответствии с п. 2.9 Положения № 630-П кассир не должен выдавать из кассы платежеспособные монеты, имеющие повреждения механического, химического или термического характера (они признаются дефектными), и платежеспособные банкноты, имеющие одно и более из следующих повреждений (они признаются ветхими):
-
загрязнение поверхности лицевой или оборотной стороны, приводящее к снижению яркости изображения на 8 % и более;
-
посторонняя надпись, состоящая из двух и более знаков;
-
посторонний рисунок, оттиск штампа;
-
контрастное пятно диаметром 5 мм и более;
-
разрыв (разрывы) края банкноты длиной 7 мм и более;
-
сквозное отверстие, прокол диаметром 4 мм и более;
-
нарушение целостности банкноты, заклеенное клеящей лентой.
Банкноты (монеты), имеющие одно и более из перечисленных повреждений, подлежат сдаче в банк.
Невыплаченная работнику заработная плата должна быть депонирована. Поэтому в последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплаты заработной платы, кассир в расчетно-платежной ведомости должен сделать запись «Депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не выданы наличные деньги. Так же он должен рассчитать и записать в итоговой строке сумму фактически выданных наличных средств и сумму, подлежащую депонированию. Эти требования были установлены пп. 6.5 п. 6 Указания № 3210-У.
Депонированные суммы необходимо было сдавать в банк, хотя положения Указания № 3210-У и не запрещали хранить их в кассе учреждения. В связи с этим, учреждение могло не сдавать депонированные денежные средства в банк, конечно соблюдая лимит по остатку денежных средств в кассе учреждения.
Теперь депонировать невыплаченную зарплату учреждению больше не нужно, поскольку абз. 3 пп. 6.5 п. 6 Указания 3210-У утратил силу.
Требование делать отметку в ведомости на выдачу заработной платы о депонировании заработной платы отменили, но и запрета на это нет. Можете продолжать делать эту запись. Невыданную в срок заработную плату нужно сдавать в банк.
Ранее кассир должен был запрашивать у получателя денежных средств паспорт, а при необходимости и доверенность. Если заработную плату вместо работника получало доверенное лицо, в расчетно-платежной или платежной ведомости перед его подписью нужно было сделать запись «По доверенности». Доверенность кассир прикладывал к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.
После внесенных изменений кассир должен удостовериться, что выдает деньги лицу, указанному в расходном кассовом ордере или платежной ведомости. Требование запрашивать паспорт и доверенность исключили. Но безопаснее по-прежнему требовать эти документы. Иначе есть риск споров. Например, если получатель заявит, что ему не выдали денежные средства.
Новшества в правилах ведения кассовых операций в 2021 году
Ранее учреждение рассчитывала лимит кассы двумя способами:
-
исходя из наличной выручки,
-
исходя из объема выдачи наличных.
При первом способе необходимо было определить период между днями получения наличных по денежному чеку. Если наличные денежные средства снимали не по чеку, а с карты, получалось, что лимит равен нулю.
При втором способе расчета лимита учреждение определяло период между днями получения наличных. Уточнение, что наличные денежные средства получают по денежному чеку, убрали п. 2 приложения к Указанию ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Исходя из этого, если наличные денежные средства снимать с карты, лимит будет ненулевым.
Как известно, работник, получивший деньги под отчет, должен отчитаться за них, то есть представить авансовый отчет. Ранее отчет требовалось сдать в течение трех рабочих дней со дня истечения срока, на который выдавались деньги (или выхода на работу). Теперь же руководители смогут самостоятельно устанавливать сроки представления авансового отчета.
Еще одно новшество касается обособленных подразделений. В комментируемом указании установлено следующее правило. Если такое подразделение не хранит наличные средства и по окончании проведения кассовых операций сдает их в кассу организации, то оно может не вести кассовую книгу. (Напомним, что по общему правилу подразделения должны передавать в бухгалтерию организации копию листа кассовой книги).
Несмотря на то, что лимита выдаваемых под отчет сумм не существует, неограниченная и необоснованная выдача в подотчет в 2019-2020 годах может привлечь внимание контролирующих органов. В первую очередь при осуществлении контроля за правильностью отражения подотчета проверяющих заинтересуют следующие операции:
- Выдача и возврат из подотчета средств, совершаемые в следующие друг за другом дни (как правило, это делается для того, чтобы скрыть излишек наличности в кассе при превышении установленного лимита).
О том, как определяется кассовый лимит, читайте в этой статье.
- Выдача сумм на длительный срок (несколько месяцев, несколько лет).
- Выдача суммы, значительно превышающей среднемесячную величину расходов фирмы.
- Выдача суммы, существенно превышающей величину расходов, на осуществление которых она выдавалась.
- Направление сумм, выданных в подотчет, на нецелевое использование.
ВАЖНО! Единичное совершение таких операций ревизоры, возможно, оставят без внимания, поскольку их осуществление не запрещено. Однако неоднократное их повторение, а особенно систематическое, однозначно вызовет подозрение и станет поводом для пристального изучения и выявления истинной сути этих операций.
Ни по одному из перечисленных в предыдущем разделе оснований фирму (или ИП) нельзя привлечь к ответственности. И хотя в КоАП существует ст. 15.1 под названием «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов», ответственность по ней может наступить только в следующих ситуациях:
- расчеты наличностью с юрлицами сверх установленного лимита;
- неоприходование в кассу наличности;
- нарушение порядка хранения наличных денег;
- нарушения, совершаемые платежными агентами.
Установленные суммы штрафных санкций за эти нарушения — 4 000–5 000 руб. для должностных лиц и 40 000–50 000 руб. — для юрлиц. Для иных ситуаций санкций не предусмотрено.
Однако безответственная выдача средств в подотчет может обойтись еще дороже — например, если налоговики переквалифицируют крупную сумму, выданную в подотчет директору на длительный срок, в беспроцентный заем и насчитают с материальной выгоды НДФЛ.
Установить, что бесконечная выдача-возврат из подотчета средств используется для маскировки превышения лимита кассы, для контролеров — тоже несложная задача.
ВАЖНО! Даже если ревизорам станет понятен истинный смысл осуществляемых хозсубъектом операций со средствами, выданными в подотчет, отстаивать свою точку зрения им придется в суде. Арбитражная же практика в данной сфере очень разнородна (например, постановления 7-го арбитражного апелляционного суда от 26.03.2014 по делу № А67-5875/2013 и ФАС Поволжского округа от 13.03.2014 № А65-15313/2013 приняты в пользу компании, а решение Московского городского суда от 14.08.2013 по делу № 7–1920/2013 и постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 05.07.2012 № Ф08-3500/12 по делу № А53-8405/2011 — в пользу ФНС).
Подробнее об ответственности за нарушения, допускаемые при работе с наличностью, читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
Разбираемся с новыми правилами для подотчета
Максимальная сумма для подотчета сотруднику нормативными документами не установлена. При этом ее следует отличать от суммы, уплачиваемой подотчетником при совершении расчетов с поставщиком товаров и услуг.
Привлечь к ответственности фирму или предпринимателя за выдачу под отчет средств в случаях, которые можно трактовать иным экономическим образом, непросто. Однако мы рекомендуем крайне осмотрительно совершать любые подотчетные операции и учитывать возможные риски.
- Издайте приказ с перечнем лиц, кому можно выдавать подотчет в 2021 году. Теперь деньги могут получать и те, кто не отчитался за прошлые авансы.
- Получите заявление работника или составьте приказ на выдачу подотчетных средств.
- Выдайте утвержденную руководителем сумму подотчетному лицу.
- Получите с подотчетника авансовый отчет с подтверждающими документами.
- После утверждения отчета верните работнику перерасход или взыскайте неиспользованный остаток.
Генеральному директору
ООО «СК-1»
Коростылеву Игорю Семеновичу
от главного инженера
Демченко Виктора Федоровича
заявление
на выдачу подотчетных средств
Прошу Вас выдать мне подотчет 75 000 (Семьдесят пять тысяч) рублей наличными на хозяйственные нужды сроком на 20 (двадцать) календарных дней. Деньги прошу перечислить на мою зарплатную карту.
Главный инженер Демченко 25.01.2021
Выдать Демченко В.Ф. 75 000 рублей на 20 дней
Генеральный директор Коростылев 26.01.2021
Обратите внимание! Заявление можно составлять в произвольном виде. При этом в нем обязательно нужно указать сумму денег подотчет, срок выдачи, цель расходования, способ выдачи. Руководитель утверждает отчет, проставляя свою личную подпись, сумму и срок выдачи денег.
Общество с ограниченной ответственностью «КОМТЕХ»
Приказ № 18/п
«О выдаче денег в подотчет»
28 января 2021 года г. Санкт-Петербург
В целях обеспечения соблюдения кассовой дисциплины
ПРИКАЗЫВАЮ:
Выдать Татаринову О.Н. денежные средства в подотчет в размере 5 000 (Пять тысяч) рублей сроком на 7 (семь) календарных дней для ремонта компьютерного оборудования.
Срок возврата неиспользованного остатка денежных средств – не позднее 5 февраля 2021 года.
Генеральный директор Николаев /Николаев А.Н./
Обратите внимание! По новым правилам разрешается выдавать подотчетные деньги без заполнения приказа, а только на основании заявления сотрудника. Какой именно документ составлять (приказ или заявление), компания решает самостоятельно. Порядок утверждается в ЛНА.
Новое указание Банка России №5587-У от 05.10.2020 вступило в силу 30.11.2020. Финансовый регулятор установил новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2021 году и утвердил новые требования для кассовых операций в организациях и ИП. Теперь кассовые операции разрешено вести с применением устройств, функционирующих в автоматическом режиме без участия работников. Кассиры вправе не требовать от получателей денег документ, удостоверяющий личность, хотя обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.
Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, приводящим к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений, а также иные, указанные в пункте 2.9 положения Банка России №630-П от 29.01.2018, она подлежит обязательной сдаче в банк. Принимать от других лиц в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено, это предусматривают новые правила работы с подотчетниками.
В заявлении подотчетного лица о выдаче денег больше не обязательна запись о сумме и о сроке, на который выдаются наличные. Подписывать заявление у руководителя необязательно. Организации вправе оформить один приказ сразу на несколько процедур выдачи наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам. В документе обязательно указывают:
- фамилии и инициалы получателей наличных;
- суммы наличных;
- сроки, на который выданы средства под отчет.
Требование об обязательном авансовом отчете в трехдневный срок упразднено. Теперь организации и ИП самостоятельно устанавливают срок, через который подотчетное лицо должно отчитаться и вернуть остаток денег в кассу. Этот срок утверждает руководитель организации или индивидуальный предприниматель отдельным приказом и указывает его в положении о выдаче денег под отчет.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно выдать деньги подотчет и провести их по бухучету.
Центробанк изменил правила выдачи денег под отчет
ВАЖНО!
с 30.11.2020 порядок кассовых расчетов изменился. Расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений подробно рассмотрели в статье «Как вести учет расчетов с подотчетными лицами».
Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета, касающееся выдачи денежных средств под отчет в бюджетных учреждениях, началось еще в 2021 году. По приказу Минфина №65н от 01.07.2013 произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). В документах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.
В 2021 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правовой акт №4416-У от 19.06.2017, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014. Главные модификации коснулись пункта 6.3, и с 19 августа стало проще выдавать подотчетные суммы.
Важные правила подотчета:
- выдать деньги под отчет разрешено только работнику, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), или физлицу, работающему по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ №29-Р-Р-6/7859 от 02.10.2014);
- для выдачи денег сотрудники не должны подавать заявление, основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
- срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом в 2021 году устанавливает организация;
- выдача требуемых сумм осуществляется и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.
Как оформить бухгалтеру списание при смерти подотчетного лица?
В первую очередь, нужно попросить родственников предоставить в бухгалтерию документы, подтверждающие смерть работника. Это может быть свидетельство о смерти, выданное отделением ЗАГСа, или постановление суда о признании его умершим.
После этого составляется приказ о прекращении трудовых отношений в связи со смертью работника на основании п. 6 ст. 83 ТК РФ.
ВНИМАНИЕ! Дата приказа должна совпадать с датой смерти, указанной в свидетельстве о смерти или в постановлении суда.
Когда приказ составлен, нужно составить обходной лист. Именно в момент проверки дел погибшего и может выясниться, что у него есть незакрытые подотчетные деньги.
В каком порядке и как заполняются документы в связи со смертью работника, читайте в статье «Порядок увольнения работника в связи со смертью».
Бухгалтер не может обратиться к родственникам с просьбой вернуть недостающие деньги, т. к. все обязательства работника прекращаются с его смертью (ст. 418 ГК РФ) и они не входят в состав наследства (ст. 1112 ГК РФ). Обязанность наследников погашать задолженности имеется только по региональным и местным налогам (подп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ).
В данном случае этот аванс признается безнадежной дебиторской задолженностью и списывается в прочие расходы (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н; ст. 418 ГК РФ; п. 11-12, 14.3 ПБУ № 10/99). Такое же мнение рассматривается в письме Минфина России от 24.02.2009 № 03-02-07/1-87.
Новые правила подотчета в 2021 году представляют собой следующий порядок последовательных действий:
- Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег под отчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме. В приказе разрешено указывать несколько сумм или несколько работников.
- Подотчетным лицам разрешается иметь задолженность по ранее выданным авансам. Отменили 3-дневный срок для авансового отчета, но перед выдачей денег произведите полную сверку взаиморасчетов.
- К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
- Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.
ВАЖНО!
Если руководство бюджетной организации хочет обезопасить себя от невозврата, утвердите запрет на выдачу денежных средств при наличии у работника действующей задолженности. Для этого утверждается положение о расчетах с подотчетными лицами.
Работник вправе получить авансом любую сумму денежных средств без ограничений. Если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выдаваемая ему наличными сумма ограничивается 100 000 руб. по одному контракту.
Понимать лексему «подотчёт» следует, как «денежная сумма, выданная кому-либо под отчёт». Есть такие слова, как зарплата или компенсация. Они также обозначают денежные суммы, но за них не надо отчитываться. В этом разница между синонимически близкими словами.
Слитное написание объясняется тем, что слово является бухгалтерским термином, образованным от прилагательного «подотчётная сумма». Сокращённый аналог стал писаться с предлогом вместе, как и прилагательное, давшее ему жизнь. В нём невозможна вставка любых лексем или вопросов, другой предлог допустим лишь перед всей словоформой.
Какой из вариантов правильный? (по статистике прошлой недели только 69% ответили правильно)
Не понравилось? — Напиши в комментариях, чего не хватает.
По многочисленным просьбам теперь можно: сохранять все свои результаты, получать баллы и участвовать в общем рейтинге.
- 1. Всеволод Ронжин 1,000
- 2. Александр С 967
- 3. Dasha Isaikina 342
- 4. Дима Лисниченко 316
- 5. Николай Алексеев 221
- 6. Dashka Anurik 196
- 7. Данил Грибанов 184
- 8. Полина Базарнова 178
- 9. Андрей Воротнюк 171
- 10. Даниил Кошелев 165
- 1. Кристина Волосочева 19,045
- 2. Ekaterina 18,571
- 3. Юлия Бронникова 18,430
- 4. Darth Vader 17,831
- 5. Алина Сайбель 16,787
- 6. Мария Николаевна 15,775
- 7. Лариса Самодурова 15,735
- 8. Liza 15,165
- 9. TorkMen 14,876
- 10. Влад Лубенков 13,530
Самые активные участники недели:
- 1. Виктория Нойманн — подарочная карта книжного магазина на 500 рублей.
- 2. Bulat Sadykov — подарочная карта книжного магазина на 500 рублей.
- 3. Дарья Волкова — подарочная карта книжного магазина на 500 рублей.
Например, такая формулировка «приказываю в будущем выдавать Петровой О.П. денежные средства до 30 000 рублей без заявлений» или такая «приказываю выдавать Петровой О.П. денежные средства без заявлений, пока сумма аванса не достигнет 30 000 рублей» не содержит точной формулировки, а значит может расцениваться как нарушение.
В 2021 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правовой акт №4416-У от 19.06.2017, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014. Главные модификации коснулись пункта 6.3, и с 19 августа стало проще выдавать подотчетные суммы.
Безусловно, по закону и логике это так, а борьба с отмыванием доходов крайне важна. Но из-за тех же недобросовестных предпринимателей и юрлиц может быть вероятность, что вступление в силу изменений почувствуют на себе и рядовые граждане, далекие от коммерции.
- Составить документ в произвольной форме или форме, утвержденной в конкретной организации.
- Подписать его у руководителя организации.
- Под подпись ознакомить с распоряжением всех сотрудников, которых он касается, это сотрудник, получающий в соответствии с документом деньги, и лицо, ответственное за исполнение бумаги. Этим они подтверждают, что ознакомлены и согласны с документом.
Кроме того, с 2021 года в сферу контроля будут попадать все сделки с недвижимостью с расчётами как в наличной, так и в безналичной форме, если они проводятся на сумму не менее трёх миллионов рублей. Это коснётся не только тех сделок, где происходит передача прав собственности (купля-продажа или мена), но и тех, где права не отчуждаются (например, аренда).
В заявлении подотчетного лица о выдаче денег больше не обязательна запись о сумме и о сроке, на который выдаются наличные. Подписывать заявление у руководителя необязательно. Организации вправе оформить один приказ сразу на несколько процедур выдачи наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам. В документе обязательно указывают:
Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств под отчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работника. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (письмо №09-01-07/46781 от 21.07.2017). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна утвердить порядок, по которому операции с подотчетными средствами (выдача и отчет) осуществляются путем безналичного расчета, в следующих документах:
Работник вправе получить авансом любую сумму денежных средств без ограничений. Если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выдаваемая ему наличными сумма ограничивается 100 000 руб. по одному контракту.
Требование об обязательном авансовом отчете в трехдневный срок упразднено. Теперь организации и ИП самостоятельно устанавливают срок, через который подотчетное лицо должно отчитаться и вернуть остаток денег в кассу. Этот срок утверждает руководитель организации или индивидуальный предприниматель отдельным приказом и указывает его в положении о выдаче денег под отчет.
- Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег под отчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме. В приказе разрешено указывать несколько сумм или несколько работников.
- Подотчетным лицам разрешается иметь задолженность по ранее выданным авансам. Отменили 3-дневный срок для авансового отчета, но перед выдачей денег произведите полную сверку взаиморасчетов.
- К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
- Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.
В настоящее время такая возможность закреплена нормативно. Согласно новой редакции абз. 1 пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У учреждение на законных основаниях вправе указать нескольких работников в одном распорядительном документе, на основании которого им выдаются наличные деньги под отчет.
Согласно п. 2.9 Положения № 630-П кассир не должен выдавать из кассы платежеспособные монеты, имеющие повреждения механического, химического или термического характера (они признаются дефектными), и платежеспособные банкноты, имеющие одно и более из следующих повреждений (они признаются ветхими):
Напомним, признаки платежеспособности банкнот (монет) приведены в Указании ЦБ РФ от 26.12.2006 № 1778-У. Согласно данному документу платежеспособными признаются банкноты и монета ЦБ РФ, имеющие силу законного средства наличного платежа на территории РФ (в том числе изымаемые из обращения), не содержащие признаков подделки, без повреждений или с повреждениями следующего характера:
В Письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ / 20642 сказано, что распорядительный документ должен оформляться на каждую выдачу наличных денег с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) подотчетного лица, суммы наличных денег и срока, на который они выдаются, и должен содержать подпись руководителя, дату и регистрационный номер (см. также Письмо ФНС РФ от 18.08.2020 № СД-4-3 / 13276@). При этом представители ЦБ РФ не возражал против указания нескольких работников в распорядительном документе. Так, в Письме от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ / 24158 было отмечено, что если в течение дня суммы выдаются разным сотрудникам, то достаточно оформить один приказ руководящего лица с указанием Ф. И. О. и должностей всех подотчетных лиц, суммы, целей и срока ее выдачи.
Если у казенного учреждения имелось хотя бы одно обособленное подразделение, осуществляющее кассовые операции (то есть принимающее и выдающее наличные деньги), то такое подразделение ранее было обязано вести отдельную от головной организации кассовую книгу[1]. Записи в нее вносились на основании кассовых документов – приходных и расходных кассовых ордеров. Кроме того, обособленным подразделениям прежде была вменена обязанность передавать в головную организацию копии листов своих кассовых книг в порядке и сроки, которые устанавливались учреждением самостоятельно исходя из срока составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). Например, учреждение могло закрепить в локальном акте, что обособленное подразделение передает копии листов кассовой книги в головной офис ежемесячно не позднее одного рабочего дня по окончании месяца.
Если вы будете оформлять список подотчетников, утвердите его отдельным документом, например приказом руководителя или предпринимателя. Но не делайте список частью учетной политики, как иногда поступают. Ведь если утвердить список отдельным документом, его можно будет изменить в любое время — когда потребуется.
Наличие приказа о подотчетных лицах не носит строго обязательного характера, тем не менее, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет (а без этого деятельность любой организации практически нереальна) лучше запастись этим документом. Иначе в результате внезапной проверки налоговой службой или трудовой инспекцией, не исключены санкции со стороны контролирующих структур в виде штрафа, который может быть наложен как на само юридическое лицо, так и на его руководителя.
Сначала ответим на один вопрос. Почему важно правильно оформлять выдачу подотчетных сумм? Если подотчет оформлен не по правилам, налоговики посчитают деньги не подотчетными средствами, а доходом работника. Они начислят НДФЛ и страховые взносы. Но это еще не все. Чеки, которые принесет подотчетник, нельзя будет учесть в расходах. Следовательно, на выданную сумму начислится еще и налог на прибыль.
Приказ об изменениях в Федеральные авиационные правила «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей» и Правила проведения предполетного и послеполетного досмотров направлен в Минюст для регистрации.
Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет
Центробанк откорректировал правила выдачи денег подотчет. Изменения в Указание № 3210-У от 11.03.2014 года внесены Указанием № 5587-У от 05.10.2020. Нововведения вступили в действие 30 ноября 2020 и будут актуальны в 2021 году. В том числе упрощен порядок выдачи денег подотчет, отменен срок для авансового отчета, упразднен максимальный лимит выдаваемых подотчетникам сумм, для кассиров установлены новые обязанности. Подробнее об изменениях в подотчете 2021 года – в нашей статье.
Изменения в порядке ведения кассовых операция касаются в первую очередь работодателей, у которых есть подотчетники. Это и предприниматели с наемным персоналом, и организации. Новый порядок выдачи денег в подотчет в 2021 году предусматривает следующие особенности:
Обратите внимание! Заявление можно составлять в произвольном виде. При этом в нем обязательно нужно указать сумму денег подотчет, срок выдачи, цель расходования, способ выдачи. Руководитель утверждает отчет, проставляя свою личную подпись, сумму и срок выдачи денег.
- Согласно п. 6.3 № 3210-У
- при выдаче денег подотчет требуется оформить или заявление работника, или приказ (другой распорядительный документ) руководителя. Составлять, как это было ранее, оба документа не нужно.
- Приказ на выдачу средств можно заполнить сразу на несколько подотчетников с указанием ФИО, сумм и сроков выдачи по каждому из них.
- Упразднен обязательный 3-дневный срок сдачи авансового отчета – теперь руководители вправе самостоятельно устанавливать срок, в течение которого подотчетное лицо обязано предоставить авансовый отчет, а также подтверждающие документы к нему.
- Расширены требования к работе с наличностью кассиров – нельзя выдавать грязные или поврежденные наличные деньги; купюры с пятнами, рисунками, надписями, оборванными краями, отверстиями, оторванными углами. Банкноты даже с одним повреждением требуется сдать в банк. При приеме и выдаче наличных кассир должен проверять их платежеспособность (п. 5.1, 6.2 № 3210-У).
- Отмен максимальный лимит средств к выдаче в подотчет – сколько можно максимально выдать подотчетному лицу, руководитель решает самостоятельно. Сумму он указывает на приказе или заявлении сотрудника. Если работник будет от имени предприятия рассчитываться с контрагентами (ИП или юрлицами), помните об ограничении в 100 000 рублей по отдельной сделке. В этом случае не рекомендуется выдавать подотчетнику больше, чтобы избежать нарушений.
- Отменена обязанность кассира проверять паспорт получателя средств – требуется только удостовериться, что деньги выдаются тому человеку, кто указан в расчетном документе (кассовом ордере или ведомости). Как именно идентифицировать получателя, решает сам кассир.
- Исключена обязанность депонирования остатка невыданной зарплаты – теперь не нужно проставлять в ведомости отметку о депонировании. Если зарплата выдана не в полном объеме, средства можно направить на расчеты с другими сотрудниками или оставить в кассе с учетом ее лимита.
Обратите внимание! Еще одно нововведение будет актуальным для обособленных подразделений. По новым правилам ОП вправе не вести кассовую книгу при условии, что наличные деньги им не хранятся, а после каждой смены передаются в кассу головной организации.Читайте: Проводки по заработной плате
На сегодня приказ о подотчетных лицах не имеет единого стандартного образца, обязательного к применению, так что организации и предприятия имеют полное право писать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри фирмы и утвержденному в ее учетной политике. При этом как любой другой распорядительный документ, он должен включать в себя ряд определенных данных, в частности:
- Расширились основания выдачи денежных сумм (п. 6.3 Указаний): теперь это не только заявление работника, но и распорядительный документ организации (обычно это приказ).
- Отменен запрет на получение денег из кассы работникам, не отчитавшимся по предыдущим авансам.
Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.Продажа товаров за наличный расчет обычно подтверждается выдачей покупателю кассового чека. При применении онлайн-касс обязательные реквизиты чека ККТ содержат всю необходимую информацию о продавце и о реализуемых товарах (наименование, цена, стоимость).
Работодатель обязан под роспись ознакомить кассира с правилами ведения кассовых операций. Иначе привлечь к ответственности сотрудника не получится. Допускается положения и нормативы включить в должностные инструкции кассового работника, и ознакомить с ними специалиста под роспись.
В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ. Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).
В приказе допустимо указать сразу несколько работников и подотчетных назначений, все на усмотрение руководства организации. Если в положении о подотчете предусмотрено заявление, его пишут, новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2021 году это не запрещает. Организации самостоятельно формируют документооборот.
Работодатель, согласно ч. 1 ст. 19 ФЗ №402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых операций хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.
Считается, что это ограничение превышать нельзя, но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (п. 6 указаний ЦБ РФ №3073-У), а на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств под отчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.
Но это не значит, что оформлять авансовые отчеты об израсходованных суммах сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке передает в бухгалтерию. Законодательство не устанавливает конкретный срок, в течение которого сотруднику надо подать отчет о потраченных деньгах. Он указывается в приказе работодателя. Бухгалтеры должны оформлять новые документы на подотчет в соответствии с приказом.
- При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указаний №3210-У.
- Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному заявлению. Как указано в письме ЦБ РФ №29-1-1-ОЭ/2064 от 06.09.2017, приказ подписывает директор, в приказе ставят дату и регистрационный номер.
- На какой срок можно выдавать деньги в подотчет, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета устанавливает руководство в положении о подотчете. В течение этого времени подотчетник обязан отчитаться или вернуть деньги организации.
- Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером, возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет разрешено выдавать и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина №03-11-11/42288 от 25.08.2014). Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике.
- Лимит сумм, которые выдаются в подотчет, не установлен. Предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями. В этом отношении изменения для подотчетных лиц не произошли.
- Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность, допустима по распоряжению руководства.
- Организации и ИП вправе выдавать деньги не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ №29-1-1-6/7859 от 02.10.2014).
- Выдача наличных средств оформляется проводкой Дт 71 Кт 50, а при переводе денежных средств на карту — проводкой Дт 71 Кт 51.
Благодаря решениям Центробанка, стало проще вести расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений: теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег допустимо оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 ). Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанцию вносителю денег разрешено направить на адрес его электронной почты, без оформления в бумажном виде. На какой срок можно выдавать деньги в подотчет, зависит от политики организации, это закрепляют в положении о выдаче подотчетных денег и в приказе.
Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, приводящим к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений, а также иные, указанные в пункте 2.9 положения Банка России №630-П от 29.01.2018, она подлежит обязательной сдаче в банк. Принимать от других лиц в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено, это предусматривают новые правила работы с подотчетниками.
Работник вправе получить авансом любую сумму денежных средств без ограничений. Если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выдаваемая ему наличными сумма ограничивается 100 000 руб. по одному контракту.
Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств под отчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работника. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (письмо №09-01-07/46781 от 21.07.2017). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна утвердить порядок, по которому операции с подотчетными средствами (выдача и отчет) осуществляются путем безналичного расчета, в следующих документах:
Новое указание Банка России №5587-У от 05.10.2020 вступило в силу 30.11.2020. Финансовый регулятор установил новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2021 году и утвердил новые требования для кассовых операций в организациях и ИП. Теперь кассовые операции разрешено вести с применением устройств, функционирующих в автоматическом режиме без участия работников. Кассиры вправе не требовать от получателей денег документ, удостоверяющий личность, хотя обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.
Требование об обязательном авансовом отчете в трехдневный срок упразднено. Теперь организации и ИП самостоятельно устанавливают срок, через который подотчетное лицо должно отчитаться и вернуть остаток денег в кассу. Этот срок утверждает руководитель организации или индивидуальный предприниматель отдельным приказом и указывает его в положении о выдаче денег под отчет.
Порядок ведения кассовых операций регулируется Указанием ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Последние поправки к нему утверждены указанием ЦБ от 05.10.20 № 5587-У и вступают в силу с 30 ноября 2020 года. Эти изменения касаются следующих категорий:
- юридических лиц и ИП, в том числе из реестра МСП;
- работодателей, которые выдают сотрудникам деньги под отчёт;
- организаций с обособленными подразделениями.
Чтобы было удобнее сравнивать, мы собрали все последние изменения в таблицу. Далее рассмотрим их подробнее.
Изменение Было Стало Документы для выдачи подотчётных Заявление работника содержит сумму, период, на который они получены, подпись руководителя и дату
Распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных
К заявлению нет требований
Достаточно одного документа на несколько выдач наличных и подотчётников
Срок сдачи авансового отчёта Три рабочих дня со дня выхода на работу или со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньги Устанавливает руководитель или ИП самостоятельно Приём наличных Нет контроля платежеспособности Обязателен контроль платежеспособности. Все платежеспособные деньги нужно принять Выдача наличных Проверка качества банкнот перед выдачей не предусмотрена Кассир не может выдавать банкноты даже с одним повреждением. Их нужно сдать в банк Проверка получателя наличных Обязательна проверка удостоверения личности, предусмотрен особый порядок проверки доверенности Кассир сам решает, как проверить личность получателя Кассовая книга в обособленных подразделениях (далее — ОП) Кассовые книги обязательны для всех ОП Можно не вести кассовую книгу, если после каждой смены наличные ОП передаются в кассу юрлица Кассовые операции без кассира Использование программно-технических средств Использование автоматических устройств, которые принимают и выдают наличные, а также проверяют наличие защитных признаков на банкнотах Подотчет 2021 – изменения, новые правила
Приказ о выдаче денежных средств из кассы под отчет смотреть
Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели. Прописанные в приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.
ООО «Гаспром»
ИНН 4308123456, КПП 430801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО) ПРИКАЗ № 1984
о выдаче подотчетных сумм из кассы
г. Киров …. …… …. … … … … 14.09.2017
В целях приобретения канцелярских принадлежностей ПРИКАЗЫВАЮ:
Выдать Е.В. Иванову из кассы сумму 10 000 (Десять тысяч) руб. на срок пять календарных дней.
Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера А.С.Петрову.
Директор __________ А.В. Мюллер
С приказом ознакомлен(а):
________ Е.В. Иванов
________ А.С. Петрова
14.09.2021
Какие санкции возможны, если выдать подотчётные деньги на год?
Подотчетники не всегда успевают в установленный срок отчитываться за те суммы, что получили авансом и предоставить товарные чеки. Чтобы опозданий было как можно меньше, в организации могут принять решение оформлять деньги денежные средства на подотчет на долгий срок. Например, на год, или полгода. Законно ли это? А был ли подотчет ?
Приказ об утверждении сроков выдачи денег под отчет и представления авансового отчета (образец заполнения)
Скачать … (.docx 14Кб)
Важно!
1. Выдать деньги на хозрасходы можно как штатным работникам, так и лицам, работающим по договорам гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).
2. Размер средств, выдаваемых в подотчет директору, законодательно не регламентирован.
3. Подотчетное лицо при наличных расчетах с поставщиками должно соблюдать лимит — не более 100000 рублей по одному договору.
к меню ↑
Больше нет обязательного срока для сдачи в бухгалтерию авансового отчёта и подтверждающих документов. Раньше работник должен был отчитаться в течение трёх рабочих дней:
- либо со дня выхода на работу,
- либо со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньги.
Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.
Как происходит выдача денег? Дана пошаговая инструкция.
1. Получить письменное заявление подотчетного лица или приказ руководителя
Только при наличии таких документов организация вправе оформить расходный кассовый ордер (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).
✉ Руководитель компании также может получить деньги лишь при наличии письменного заявления.
Заявление пишется в произвольной форме. Но должно обязательно включать. Сумму аванса; срок выдачи; на что выдать деньги; визу руководителя; дату составления. Заявление можно составить в печатном виде. А можно написать от руки.
Деньги выдаются согласно распорядительного документа. При этом необходимо руководствоваться перечнем документов, отнесенных к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Которая включена в Общероссийский классификатор управленческой документации 0К 011-93.
На каждого подотчетника не обязательно оформлять отдельный приказ
В одном документе может быть указано несколько подотчетников.
Распорядительный документ (приказ) должен содержать следующие сведения.
- фамилию, имя и отчество (при наличии) подотчетного лица;
- суммы наличных денег;
- срока, на который они выдаются;
- подпись руководителя;
- дату и регистрационный номер документа.
✅
Распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных денег. Письмо ЦБ РФ от 06.09.17
№ 29-1-1-0Э/20642
2. Проверять задолженность ?
Рекомендуется проверит отчитался ли сотрудник по предыдущим авансам. Для проверки можно воспользоваться анализом счета 71. Если на текущую дату по сотруднику есть дебетовое сальдо по подотчету. Выдавать деньги снова не рекомендуется, но и не запрещено! Выдавать наличные на хознужды можно. Даже если сотрудник не погасил задолженность по прошлому авансу. Требование о том, что сотрудник должен сначала отчитаться за предыдущий аванс. Убрали из подпункта 6.3 указания Банка России № 3210-У.
3. Оформить выдачу денег, проводки подотчета
На основании завизированного руководителем заявления или приказа кассир организации должен оформить расходный кассовый ордер согласно правил бухгалтерского учета, указать назначение аванса. Образец заполнения.
Расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления в произвольном виде, которое приложите к кассовому ордеру. Принимайте заявление только если в нем есть:
- запись о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
- запись о сроке, на который выдаются наличные деньги;
- подпись руководителя;
- дата.
Дебет 71 Кредит 50 — выданы из кассы деньги под отчет.
Подотчетному лицу можно перечислить деньги на карточку — зарплатную или корпоративную (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). В платежном поручении следует указать назначение платежа: под отчет на хозяйственные нужды, под отчет на командировку и т. п. В заявлении сотрудник должен указать просьбу перечислять подотчетные деньги на его личную карту, указав реквизиты.
✉ Порядок выдачи денег под отчет следует закрепить в учетной политике организации.
Дебет 71 Кредит 51 — с расчетного счета перечислены деньги под отчет на личную карточку сотрудника.
Расчеты по корпоративным картам ведутся с помощью счета 55. Деньги ставятся под отчет лицу только в момент снятия им средств с карты в банкомате.
к меню ↑
4. Проконтролировать срок использования подотчетных сумм
Срок, на который выдаются денежные средства, прописывается в заявлении. Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет и/или вернуть полученные деньги (остаток) в течение трех рабочих дней после срока, указанного в заявлении ( п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У), или возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Если нарушить сроки представления авансового отчета, ИФНС может начислить работнику НДФЛ, посчитав выданную сумму доходом ( п. 8 письма Минфина РФ, ФНС РФ от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).
Сроки выдачи средств под отчет на различные нужды можно закрепить в приказе по предприятию. На хозяйственные нужды срок отчета по полученным суммам можно установить любой.
5. Утвердить авансовый отчет
Подотчетным лицом отчитаться за израсходованные деньги можно с помощью авансового отчета. К авансовому отчету нужно приложить все подтверждающие затраты документы — товарные чеки, накладные, акты, счета-фактуры и т. д. Остаток денег нужно вернуть в кассу предприятия. Если работник потратил часть личных денег, после проверки отчета ему возместят перерасход.
к меню ↑
Законодательством срок, который дается работодателю для возмещения расходов работника, связанных со служебной командировкой последнего, не установлен. Данный срок организация сама устанавливает в локальных актах например в положение о размерах и порядке возмещения командировочных расходов работников.
к меню ↑
Нужно ли соблюдать лимит наличных расчетов при расходовании сотрудником подотчетных средств
Да, нужно. Но только если эти средства выданы для расчетов по договорам организации или предпринимателя. Потому, что, когда подотчетными наличными сотрудник оплачивает от своего имени оказанные лично ему услуги, лимит расчетов не применяют. Такой подход применяют, например, к тратам в командировке. Например, на наличные расходы сотрудника по оплате мини-бара в гостинице или химчистки за счет организации лимит не дей��твует.
Новые правила подотчета 2021 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 исключено условие о том, что деньги разрешено выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Может ли учреждение выдать новую подотчетную сумму сотруднику, которому уже ранее была выдана подотчетная сумма, решает руководитель или главный бухгалтер. Если есть объективная необходимость, допустимо выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.
Следует ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы для подотчетных лиц изменения не стали поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины. Можно ли выдавать деньги в подотчет, если не отчитались за предыдущий, — нежелательно без объективных причин, хотя прямого запрета на это сейчас нет.
Похожие записи: