Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовый аппарат как уменьшить наличку по кассе для ИП». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Спойлер: бумажной волокиты стало меньше.
Кассовый лимит
Организации и ИП – субъекты малого бизнеса могут не устанавливать кассовый лимит (п. 2 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). То есть на конец рабочего дня в кассе можно оставлять любую нужную сумму.
С 07.11.2020 налоговики обновляют реестр МСП ежемесячно. Так что сведения о новых субъектах малого бизнеса попадают в него оперативно.
Однако с окончанием 2020 года истек и мораторий на проверки кассовой дисциплины. Поэтому документы важно содержать в полном порядке. Если ваше предприятие решило не устанавливать лимит кассы, зафиксируйте этот факт приказом.
Контрольно-кассовая дисциплина для ИП и ООО. Что изменилось в 2021 году
Поступление денег в кассу оформляют приходными кассовыми ордерами (форма КО-1), а выбытие – расходными кассовыми ордерами (форма КО-2).
Оформить документы может кассир, а вот подписывать их должен главбух или руководитель. Все операции по приходу и выбытию наличных вносят в кассовую книгу (форма КО-4). Документы можно вести как на бумаге, так и электронным способом.
ИП вправе не оформлять перечисленные выше кассовые документы, если они ведут налоговый учет. То есть учитывают доходы, расходы, физические показатели – данные, которые нужны для правильного расчета налогов.
Организации и ИП теперь могут вести кассовые операции через автоматические устройства без участия кассира. Главное, чтобы устройство умело распознавать на банкноте не менее четырех защитных признаков. Полный список признаков приводить не будем, его можно посмотреть в п. 1.1. Положения ЦБ РФ от 29.01.2018 № 630-П.
При загрузке денег в устройство заполняют расходный ордер. А изъятие денег оформляют приходником.
При выдаче денег кассир обязан убедиться, что выдает деньги лицу, указанному в расходном ордере или ведомости. Но теперь проверять паспорт не обязательно. Кассир сам может решить, какое подтверждение потребовать. Например: опознать получателя по водительским правам.
Депонирование зарплаты
Отметка о депонировании зарплаты в ведомости теперь не нужна. Если на предприятии установлен кассовый лимит, то через пять дней невыданную зарплату нужно сдать в банк. Если лимита нет, можно оставить деньги в кассе.
Спойлер: государство хочет, чтобы бизнес работал по безналу.
Расходование денег из кассы
Не все деньги, которые поступили в кассу, можно взять и сразу истратить на какие-то цели. Фактически расходовать напрямую можно только выручку.
Хотя правила наличных расчетов (п. 1 Указаний ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У) и содержат еще несколько вариантов, на практике такие ситуации встречаются редко. Например: можно напрямую истратить наличку, поступившую по договору займа от МФО или ломбарда.
Получается, что если подотчетник сдал в кассу остаток средств, то выдать их, например, на зарплату или под отчет другому работнику, уже нельзя. Сначала деньги нужно положить на расчетный счет, а потом снова снять нужную сумму.
Выручку из кассы можно израсходовать на следующие цели:
- зарплата, пособия;
- оплата товаров, работ, услуг:
- выдача под отчет;
- возврат наличных авансов клиенту, если сделка была расторгнута;
- выдача средств на личные нужды предпринимателя.
Нельзя расходовать выручку на:
- покупку ценных бумаг;
- возвраты за товар, ранее оплаченный безналом;
- выплату дивиденды;
- выдачу займов;
- платежи по договору аренды.
Максимальная сумма расчетов наличными между организациями и ИП в рамках одного договора осталась прежней: 100 тысяч рублей.
И вообще с 10.01.2021 бизнес будут контролировать жестче. Все операции по снятию или внесению на счет наличных больше 600 тысяч рублей будут попадать «на карандаш». И тот факт, что операция связана с хоздеятельностью предприятия, в расчет приниматься не будет. Эту информацию банк обязан передать в Росфинмониторинг, который, в свою очередь, может оповестить ФНС.
Кассир теперь обязан проверять платежеспособность денег.
Поврежденные, но платежеспособные банкноты и монеты нужно принять в кассу. Деньги проверяют по признакам из п. 1 Указаний Банка России от 26.12.2006 № 1778-У. В частности: купюры могут быть изношенными, потертыми, надорванными, а монеты иметь мелкие механические повреждения.
А вот выдавать из кассы деньги, которые имеют хотя бы одно повреждение из списка в п. 2.9 Положения ЦБ от 29.01.2018 № 630-П, нельзя. Речь идет в частности о купюрах с посторонними надписями, штампами, сквозными отверстиями.
Поврежденные деньги нужно сдавать в банк.
Правила ведения кассы установлены указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (подробнее см. «Новые правила кассовой дисциплины: для ИП и малых предприятий введен упрощенный порядок»). Он принят взамен утратившего силу Положения Банка России от 12.10.11 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».
Данный документ устанавливает упрощенный порядок ведения кассовых операций (прием, хранение, выдача) для индивидуальных предпринимателей.
В настоящее время индивидуальные предприниматели могут не применять лимит остатка наличных, не составлять кассовые документы и не вести кассовую книгу. В то же время, прямого запрета на соблюдение этих правил не установлено. Поэтому предприниматели могут их соблюдать, например, для укрепления дисциплины кассиров и правил безопасности при работе с наличными. Вкратце расскажем об этих правилах.
Лимит остатка наличных денег — это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня. Размер лимита рассчитывается по специальной формуле и устанавливается внутренним документом налогоплательщика. Если лимит установит ИП, то это будет его личное дело, и превышение такого лимита не грозит никакими санкциями.
Кассовые документы — это документы, которые оформляются при движении денег в кассе. Так, приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Расходный кассовый ордер (РКО) — при выдаче денег из кассы.
В кассовую книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир сверяет данные кассовой книги с данными кассовых документов и определяет сумму остатка наличных денег в кассе.
Кассовая дисциплина в 2021 году
Допустим, вы заключили сделку на поставку офисной мебели. Клиент — индивидуальный предприниматель или организация— хочет заплатить наличными. Сумма по счёту — 150 000 рублей. Не спешите брать у него деньги.
Дело в том, что указанием № 3073-У установлено ограничение по расчету наличными в рамках одного договора — не более 100 тыс. рублей. Данное ограничение не распространяется на следующие случаи:
- осуществление таможенных платежей;
- выдача зарплаты;
- выдача денег под отчёт;
- расчеты с обычными физлицами (не ИП).
Все ООО вне зависимости от системы налогообложения должны соблюдать кассовую дисциплину: оформлять ПКО и РКО и вести кассовую книгу.
За нарушение кассовой дисциплины грозит штраф:
- От 40 000 до 50 000 рублей на ООО.
- От 4 000 до 5 000 рублей на руководителя или бухгалтера.
- Выписывать приходные и расходные кассовые ордера (ПКО и РКО) на каждые поступление или расход наличных денег.
ПКО оформляется, когда вы получаете наличные. Например, в конце дня кассир магазина сдаёт выручку и нужно создать ПКО на общую сумму.
РКО оформляется, когда деньги берут из кассы. Например, вы отправляете сотрудника купить бумагу для принтера. Выдаёте ему 1 000 рублей и на эту сумму выписываете РКО. - Вести кассовую книгу. На каждый ПКО и РКО нужно вносить запись в кассовую книгу. В те дни, когда деньги не поступали и не расходовались, кассовую книгу не заполняйте. В Эльбе автоматически формируются ПКО и РКО и заполняется кассовая книга.
Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:
Кассовый аппарат (ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов, а в некоторых случаях и их выдачи (например, возврат товара). Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.
Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия, и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.
Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.
Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).
Основными правилами кассовой дисциплины являются:
- оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
- соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
- соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
- соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.
После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2021 год (образец приказа).
Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2021 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.
До 2012 года контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины возлагался на банки. Теперь эту функцию выполняют работники Федеральной Налоговой службы.
Осуществляя выездную проверку, они могут проверить:
- учет наличных денежных средств в кассе;
- распечатку отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;
- все документы, оформляющие кассовые операции (ПКО и РКО, кассовая книга, отчетность по ККМ и т.д.);
- выдаются ли кассовые чеки (БСО) клиентам (визуальное наблюдение, с применением видео- и аудио-фиксации).
Порой предприниматели путают два слова — касса и кассовый аппарат. Определимся, что понимать под кассой.
Кассовый аппарат или ККМ (ККТ) — электронный прибор, который фиксирует оплату за товар или услугу и выдаёт кассовый чек.
Касса — все операции, проводимые с наличными средствами на предприятии. Это своего рода единый кошелёк организации, где происходит перемещение денег. В кассу средства могут поступать из разных источников. Например, руководитель снял деньги с расчётного счета и оприходовал в кассу. А в конце рабочего дня кассир снимает выручку с ККТ и сдаёт в кассу организации или ИП. Касса работает как на приход наличных средств, так и на расход. Так бухгалтер или кассир-операционист может выдать деньги под отчёт или выплатить зарплату сотрудникам.
Все организации независимо от форм собственности и режима налогообложения обязаны придерживаться правил:
- любые денежные операции оформлять приходными и расходными ордерами и вести кассовую книгу;
- следить за остатком денежных средств в кассе и сдавать свободную наличность в банк;
- соблюдать лимит расчётов между организациями, предпринимателями;
- тратить наличные деньги только на разрёшенные цели.
Напомним, что с 2014 года, на основании Указания ЦБ РФ № 3210-У ИП и малые предприятия могут применять упрощённый порядок ведения кассовых операций. Это значит, что предприниматели и малый бизнес могут не устанавливать лимит кассы, самостоятельно определяют сроки сдачи наличных денег в банк. А индивидуальные предприниматели кроме того могут не оформлять кассовые документы — приходные, расходные ордера и кассовую книгу.
Несмотря на это, целесообразно все же вести кассовую книгу и регистрировать документы, чтобы обеспечить контроль за движением наличных денег в кассе. При любых спорных ситуациях с помощью кассовых документов можно подтвердить выдачу или приём денег.
С 27 апреля 2020 года вступило в силу Указание ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У. В этих правилах прописан перечень целей, на которые можно брать деньги из кассы, минуя расчётный счёт.
Для организаций и ИП:
- выплата своим работникам заработной платы;
- оплата товаров, работ, услуг, включая оплату через подотчётных лиц;
- выплаты социального характера — материальная помощь при смерти близких, рождение ребенка, свадьба сотрудника и прочее;
- выплата страховых возмещений по договорам страхования физическим лицам;
- выдача наличных средств работникам под отчёт;
- возврат долга за оплаченные и возвращённые товары, невыполненные работы или неоказанные услуги;
- выдача наличных денег в рамках проведения операций банковским платёжным агентом (субагентом).
На эти цели можно использовать любые суммы без ограничений.
Для МФО и ломбардов:
- выдача займов;
- возврат привлечённых займов или средств по договорам передачи личных сбережений;
- уплата процентов, неустоек, штрафов, пеней по привлечённым займам, по договорам передачи личных сбережений;
- выплата сумм паенакоплений.
Для кредитных и сельскохозяйственных потребительских кооперативов:
- выдача займов;
- возврат привлечённых займов или средств по договорам передачи личных сбережений;
- уплата процентов, неустоек, штрафов, пеней по привлечённым займам, по договорам передачи личных сбережений;
- выплата сумм паенакоплений.
За нарушение кассовой дисциплины предусмотрена административная ответственность, согласно п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.
Штраф составит:
- 4 000–5 000 рублей — для должностного лица организации и предпринимателя;
- 40 000–50 000 рублей — для организации.
Малым организациям и предпринимателям инспекторы могут заменить штраф на предупреждение, если нарушение произошло впервые и не было материального ущерба.
Налоговики вправе наложить штраф только в течение одного года с момента совершения нарушения (п. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Если инспекторы назначили санкции позже, штраф можно отменить.
На 2020 год для малого бизнеса временно увеличили срок оплаты штрафов до 180 дней с даты, когда вступило в силу постановление (ст. 23 Федерального закона от 08.06.2020 № 166-ФЗ). Для остальных действует 60-дневный срок.
Бухгалтерский учёт при торговле кажется сложным?
Передайте полное сопровождение экспертам от «Моё Дело». У нас есть готовое решение под ключ.
- Напомнит о сроках сдачи
- Учёт переносы в выходные и праздники
- Настраивается по вашим параметрам
- Учитывает совмещение налоговых режимов
Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.
Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.
О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.
Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.
После расчета лимита остатка, организации надо издать приказ об утверждении его суммы. При желании, в приказе можно указать срок действия лимита, но закон этого не требует. Поэтому, если срок не прописан, утвержденная сумма лимита будет действовать до того момента, пока не будет издан другой приказ.
Установление лимита кассы – дело серьезное. Неустановленный лимит приравнивается к нулю, поэтому любое количество налички в кассе в конце смены будет превышать лимит. А это уже нарушение кассовой дисциплины, за которую привлекают к административной ответственности и штрафу.
Для выдачи финансовых средств на командировки, хозяйственные нужды и другие расходы требуется заявление от работника, составленное в произвольной форме и подписанное руководителем, либо приказ самого руководителя (также в произвольной форме).
В заявлении или приказе обязательно указываются: Ф.И.О. подотчетного лица, цель, сумма, срок. О произведенных расходах сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прилагает документы, доказывающие расходы (кассовые и товарные чеки, распечатанные электронные чеки и др.). Это необходимо для уменьшения НДФЛ, уплачиваемого организацией.
Контрольно-кассовая дисциплина для ИП и ООО
Для ИП существует приятная поблажка – возможность в любой момент снять с расчетного счета или взять из кассы любую сумму наличных, разумеется, оформив необходимые документы, и потратить на личные нужды. В отличие от ИП ООО такого права не имеет.
Налоговая проверка кассовой дисциплины
С 2012 года вместо банков контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины выполняют представители ФНС. Проверка кассовой дисциплины, в соответствии с приказом Минфина от 17.10.2011 № 132н, 133н, начинается с даты предъявления поручения и длится максимально 20 дней.
Налоговые инспекторы вправе проверить, как ведется учет наличности в кассе, выдаются ли клиентам кассовые чеки, распечатки из фискальной памяти ККТ, правильность оформления кассовых документов. Будут смотреть, нет ли путаницы в номерах документов, не делали ли вы что-то задним числом, нет ли исправлений. Любые ошибки и недочеты вызовут подозрение у налоговой проверки и приведут к штрафам.
Несоблюдение правил кассовой дисциплины штрафуется по статье 15.1 КоАП РФ:
-
От 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и ИП;
-
От 40 до 50 тысяч рублей для юридических лиц (организаций).
Также согласно статье 14.5 КоАП РФ предусматривается ответственность в виде штрафа за неприменение ККТ:
-
для должностных лиц – от 3 000 до 4 000 рублей;
-
для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.
Для начала определимся с терминами. Под участниками наличных расчетов понимаются юридические лица (ЮЛ) и индивидуальные предприниматели (ИП) (п. 1 Указания N 5348-У). Т.е. если далее мы будем упоминать «участников наличных расчетов», значит речь будет идти о расчетах между ЮЛ, между ЮЛ и ИП, расчетов между ИП.
Предел расчета наличными деньгами между этими участниками расчетов остался неизменным: 100 тыс. рублей по одному договору, либо эквивалент 100 тыс. рублей в иностранной валюте по официальному курсу этой валюты по отношению к рублю, установленному Банком России на дату проведения наличных расчетов (п. 4 Указания N 5348-У).
В «стотысячную сумму» включаются не только платежи наличными деньгами в период его действия, но и платежи после окончания срока его действия, включая все виды платежей по нему, в том числе пени, штрафы, премии, бонусы и т.д. (абз. 2 пункта 4 Указания N 5348-У, Письмо Банка России от 02.06.2020 N 44-14/1282).
Обычные физические лица (не ИП) могут рассчитываться наличными без ограничений даже с участниками расчетов. Это прямо установлено п.1 ст.861 ГК РФ. Видимо поэтому Центробанк не стал цитировать нормы ГК РФ в новых Правилах.
Обратите внимание! Плательщики налога на профессиональны доход (так называемые самозанятые), не зарегистрированные в качестве ИП, рассматриваются как физические лица (Письмо УФНС России по г. Москве от 10.06.2020 N 20-21/093682@). Отсюда вывод — ограничение предельного размера расчетов наличными на таких самозанятых не распространяется.
В Указании N 5348-У перечислены разрешенные цели расходования наличной выручки, они в целом, совпадают с прежними Правилами:
- выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
- выплата страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
- выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
- оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- выдача наличных денег работникам под отчет;
- возврат денежных средств за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.
Итак, наличная выручка из кассы организации может быть израсходована без ее зачисления на банковский счет на перечисленные выше цели, с соблюдением предельного расчета наличными деньгами между участниками расчетов. ИП имеет право без ограничений брать из кассы выручку на свои личные нужды. Без ограничений можно рассчитываться деньгами из наличной выручки с физическими лицами, не являющимися ИП.
Это совокупность правил оформления кассовых операций. В них описано то как вы должны принимать, хранить и выдавать наличные деньги. Очень важно в данном вопросе не путать такие понятия, как «касса» и «кассовый аппарат».
Кассовый аппарат (ККМ, ККТ, онлайн-касса) – это устройство, с помощью которого производится прием от клиентов за товары или услуги наличных денежных средств. Данная операция фиксируется для последующей передачи в ФНС, а клиенту выдается фискальный чек.
Касса предприятия (операционная касса) – это учет всех действий в компании, которые касаются наличных денег. Деньги, принятые с помощью ККМ, также сдаются в общую кассу организации. Затем эти деньги либо оформляются для произведения наличных расходов, либо инкассируются в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет. В кассе хранятся физически деньги фирмы и все, что с ними происходит, должно подтверждаться соответствующими документами. Это и называется кассовой дисциплиной.
В общем и целом, при ведении кассовой дисциплины нужно опираться на следующие принципы:
- Все действия с наличными деньгами должны оформляться документально.
- Важно строго следить за соблюдением лимита кассы.
- При выдаче денег на любые нужды в обязательном порядке должны выдаваться соответствующие документы.
- Нельзя превышать ограничение на наличные расчеты между двумя субъектами предпринимательства, на сегодняшний день эта сумма не должна превышать 100 тысяч рублей на один договор.
Одним из требований кассовой дисциплины является наличие на предприятии кассира, при этом его обязанности может исполнять директор предприятия или (в случае ИП) сам индивидуальный предприниматель. В ситуации, когда кассиров более одного, должен быть назначен старший кассир.
Кроме кассира на предприятие должно быть лицо, которое ответственно за формирование кассовых документов. Чаще всего эта обязанность закреплена за главным бухгалтером. Однако, как и в ситуации с кассиром, роль данного лица может исполнять кассир или непосредственно сам индивидуальный предпринимать. Обязанности по формированию кассовых документов могут быть делегированы организации, которая занимается ведением бухгалтерского учета.
- Приходный кассовый ордер (ПКО) выписывается на каждое поступление наличных денег в кассу. Когда наличные деньги принимаются с помощью ККМ или БСО, то такой ордер может быть выписан один на общую сумму за смену.
- Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется на каждую расходную операцию, т.е. на любую выдачу денег из кассы. Обязательно необходимо проверять правильность заполнения таких ордеров и удостоверить личность сотрудника, которому выдаются деньги.
- Кассовая книга (форма КО-4) – здесь ведется учет всех приходно-расходных операций, т.е. данные каждого ПКО и РКО должны быть в ней отражены. В обязанности кассира входит проведение ежедневной сверки сумм наличности с остатками по кассовым документам. Это допускается не делать, если за смену не было никаких операций.
- Книга учета (форма КО-5) должна заполняться, если на предприятии более одного кассира. В этой книге отражаются все движения денег между кассирами и старшим кассиром. Обязательно их удостоверять личными подписями.
- Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость должны составляться и подписываться работниками при осуществлении им выплат.
Ведение кассовых документов приемлемо как в бумажном, так и в электронном виде
При ручном оформлении документы должны быть удостоверены оригинальными подписями.
Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.
Важно! К кассовой дисциплине не относятся книги учета доходов и расходов, БСО, а также отчет и журнал кассира-операциониста.
Лимит кассы или переходящий остаток – это предельно возможная сумма наличности, которую допускается оставлять в кассе на конец смены. Все, превышающие его суммы, должны быть сданы в банк. Правда допустимы небольшие отклонения в дни, когда предполагается выдача большого количества наличности (дни зарплаты) или в праздники.
К установлению лимита кассы следует подходить крайне ответственно, так как если лимит не будет установлен на конец рабочей смены, в кассе не должно быть ни рубля. Иначе будет нарушение, за которое предусмотрена административная ответственность и штраф.
Подотчетные деньги – это наличность, выдаваемая работнику для оплаты хозяйственных расходов, командировочных и иных нужд предприятия.
Для выдачи таких денег обязательно заявление от сотрудника, получаемого деньги, в котором необходимо указать полную сумму, период и цель их получения. На заявлении должна быть подпись руководителя.
В случае оплаты хозяйственных или иных расходов предприятия собственными средствами сотрудника, они подлежат возмещению также на основании заявления, в котором обязательно должно быть указано, что «у сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам». Это является требованием законодательства, согласно которому сотрудник перед получением отчетных денег должен полностью отчитаться по полученным ранее авансам.
На предоставление отчета по истраченным денежным средствам сотруднику дается 3 рабочих дня с момента истечения срока, на который денежные средства были выданы, либо со дня выхода на работу. Расходы подтверждаются соответствующими чеками, которые прикладываются к авансовому отчету. Это необходимо для принятия их к зачету как расходов и правильному исчислению налогооблагаемой базы. Кроме того, на денежные средства, потраченные без подтверждающих документов, необходимо уплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.
Кассовая дисциплина и как ее правильно вести
Также следует уделять пристальное внимание проведению наличных расчетов между субъектами хозяйствования. Это не относится на расчеты с физическими лицами. Юридические лица и ИП могут осуществлять между собой расчеты наличными, но не более 100 тысяч рублей в пределах одного договора.
Это ограничение не применяется также при выдаче из кассы заработной платы работникам, подотчетных денежных средств работнику – физическому лицу, если эти деньги не планируется использовать на оплату товаров и услуг от имени организации на основании доверенности.
Любые доходы организации принадлежат непосредственно организации. Поэтому оплата личных нужд учредителей, даже если он всего один, из кассы предприятия производиться не может.
Это не распространяется на ИП, которые могут использовать деньги как из кассы, так и с расчетного счета в любых количествах при условии отсутствия задолженностей по уплате страховых и налоговых взносов.
В случае отсутствия у индивидуального предпринимателя приказа об отмене ведения кассовых документов, для получения наличности из кассы, должен быть обязательно оформлен расходный ордер, содержащий следующую формулировку: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».
Предприниматель оплатил с расчетного счета, а продавец не пробил вовремя чек. Как это исправить?
Когда покупатель-ИП оплачивает покупку со своего предпринимательского счета, у продавца не возникает обязанности формировать чек. А вот если предприниматель платит со счета физлица или предъявляет к оплате банковскую карту, то чек пробить необходимо. Если нужно было применить ККТ, а продавец этого не сделал вовремя, ему следует исправить ошибку при помощи чека коррекции.
У компании договор с предпринимателем. Иногда он производит оплату с карты через Сбербанк-онлайн. Нужно ли в этом случае пробивать чек?
Если ИП платит со своей личной карты или счета, то применять ККТ необходимо.
Организация сдает в аренду помещения другим юрлицам. Все расчеты производятся через расчетный счет. Нужно ли применять ККТ с 1 июля?
Нет, поскольку безналичные расчеты между юридическими лицами от применения кассовой техники освобождены.
ООО сдает в аренду помещения, одним из арендаторов является предприниматель. Арендодатель настаивает, чтобы ИП рассчитывался через расчетный счет. Что делать, если он все же оплатит аренду с личной карты? Кассы у арендодателя нет.
В такой ситуации можно порекомендовать вернуть поступившие денежные средства и попросить арендатора оплатить заново, но уже со счета ИП. Ему следует объяснить, что принимать иначе плату вы не можете. В этом случае все могут привлечь к ответственности за неприменение кассовой техники.
ИП оказывает консультационные услуги одного вида. Клиент — юридическое лицо. Требуется ли касса?
Если оплата производится через расчетный счет, то нет. Если ЮЛ платит наличкой, то ККТ требуется.
ИП на агентском договоре со страховой компанией. Нужно ли ему применять кассу?
До 1 июля можно вместо чека выдавать бланк строгой отчетности — квитанцию № А7. Это правило распространяется на страховые организации, агентов-ИП и страховых брокеров только при оказании услуг физическим лицам. А вот с 1 июля применять кассу обязательно.
Юридическое лицо является торговым агентом и действует за счет принципала. Из поступивших на расчетный счет средств от покупателей удерживается вознаграждение, остальная сумма переводится принципалу. Нужно ли применять ККТ? Если да, то какую сумму пробивать?
Если агент действует от имени и за счет принципала, то в соответствии с разъяснениями Минфина, ККТ он применять не должен. Эта обязанность возникает у принципала. Подробнее об этом можно прочитать письмо от 04.09.2017 № 03-01-15/56619. Однако четких рекомендаций по поводу проведения таких операций до сих пор нет.
Компания является агентом при оказании услуг связи и работает от имени принципала. Нужно ли применять ККТ, если деньги за услуги связи переводятся с расчетного счета покупателя на расчетный счет агента?
Это зависит от того, является ли компания обычным или платежным агентом. Если платежным, то согласно закону 103-ФЗ, применять кассовую технику нужно. Если же компания является обычным агентом, то нет — выбивать чек должен принципал.
Несколько лет назад организация (образовательное учреждение) заключило с банком договор о приеме платежей от физических лиц. Оплата производится через банковские терминалы. Граждане предъявляют чеки из терминала — это служит подтверждением оплаты. Должна ли наша организация в этой ситуации применять кассу?
Важно знать, кому принадлежит терминал. Это может быть:
- Банк. Банки не применяют кассовую технику — они освобождены от этого законом. В таком случае после оплаты на руках у клиентов будет не чек, а обычная квитанция из терминала (слип). Обязанность напечатать чек возлагается на организацию, которая оказывает услуги (в данном примере — на образовательное учреждение).
- Платежный агент. Если терминал принадлежит агенту, это должно быть указано в чеке. В таком случае чек печатается именно агентом, а поставщик услуг от этого освобожден. По указанному вопросу есть письмо Минфина от 03.10.2017 № 03-01-15/64345.
ИП оказывает услуги агента недвижимости, работает без сотрудников и выписывает клиентам БСО. Должен ли он применять кассу?
До 1 июля можно применять БСО, выпущенные типографией, после этого необходимо будет применять кассовую технику. Вообще, кассовый чек и бланк строгой отчетности имеют равную силу и различаются лишь тем, на каком оборудовании они формируются. Для печати чека нужна кассовая техника, а для печати БСО — специальная автоматизированная система. Такие системы есть в типографиях. Однако с 1 июля 2019 года нужно будет применять системы нового плана — так называемые БСО ККТ. Они должны быть индивидуальными. То есть каждый, кто собирается работать с БСО, должен приобрести такую технику. Однако вместо этого он может приобрести обычную ККТ и печатать чеки. Моделей касс в продаже сейчас множество в разных ценовых категориях. А вот моделей БСО ККТ, допущенных к продаже, пока нет.
- Последние посты
- Популярные посты
- Последние комментарии
- Метки
Рассчитываться без касс могут предприниматели, продающие отдельные категории товаров:
- бумажные газеты и журналы;
- ценные бумаги;
- мороженое и разливные безалкогольные напитки через киоски;
- розничная продажа бахил и другое.
И оказывающие следующие услуги физическим лицам:
- обеспечение питанием учебные учреждения, реализующие общеобразовательные программы;
- ремонт и покраска обуви;
- вспашка огородов;
- уход за детьми и иное.
Полный перечень представлен в пункте 2 ст. 2 54-ФЗ. Освобождены от обязанности применять контрольно-кассовую технику предприниматели, осуществляющие деятельность в труднодоступных районах. Перечень этих местностей устанавливают субъекты РФ, о чем свидетельствует пункт 3 ст. 2 54-ФЗ. Работать без онлайн-касс до 01.07.2021 года могут предприниматели, не имеющие наемных работников, самостоятельно выполняющие работы, услуги либо реализовывающие продукцию собственного изготовления.
Во всех остальных случаях операции проводятся с применением онлайн-касс. При выдаче бланка строгой отчетности используют специальное устройство с фискальным регистратором — автоматизированную систему БСО (закон 290-ФЗ от 03.07.2016).
Кассовая дисциплина в 2020 году для ИП имеет такой же упрощенный порядок, как и ранее. Предприниматель самостоятельно устанавливает лимит остатка наличных в кассе и сроки сдачи денег в банк. Можно не составлять расходные и приходные ордера и не вести кассовую книгу. Это определено пунктом 4 Указания № 3210-У.
Однако отказ от ведения кассовых документов обоснован лишь при отсутствии работников, подотчетных лиц и бизнес-партнеров.
При бездокументарном ведении учета для подтверждения величины выручки используют Z-отчеты и БСО. Зарплаты оформляются в ведомости № Т-53 либо № Т-49. Согласно Письму Минфина №03-01-15/37692, при использовании онлайн-касс ведение журнала кассира-операциониста и справки-отчета необязательно.
Законом определен список направлений расхода поступивших в кассу наличных (Указание № 3073-У):
- оплата товаров, работ, услуг;
- выплата заработной платы и соц. выплат;
- оплата страховых обязательств;
- выдача денег под отчет;
- возврата средств за продукты (работы, услуги);
- выдача наличных денег на личные нужды предпринимателя.
Особенности ведения кассовой дисциплины ИП в 2020 году
Согласно Указанию Банка России № 4416-У, подотчетному лицу теперь можно выдавать деньги на новые нужды без необходимости предварительного гашения ранее полученной суммы. Еще одним нововведением стала возможность получения денег под отчет, используя в качестве основания не только заявление подотчетника, но и приказ руководителя (предпринимателя). Необходимая сумма может быть не только выдана наличными из кассы, но и переведена на банковскую карту — личную или корпоративную.
Поскольку подотчетному лицу деньги выдаются только на расходы, связанные с деятельностью предпринимателя, он обязан отчитываться. Движение средств отражается в авансовом отчете с приложением подтверждающих документов (кассовые чеки, квитанции банка и прочее). Авансовый отчет не заполняется, только если сделка не состоялась и сотрудник вернул все средства.
Проверку соблюдения кассовой дисциплины для ИП в 2020 году проводят сотрудники налоговых органов. Неприменение ККТ в тех случаях, когда закон обязывает использовать кассу, штрафуется от 75 % до полного размера суммы расчета, но не меньше 30 тыс. рублей. При повторном выявлении нарушения деятельность ИП будет приостановлена на срок до 90 суток. При работе на кассе, не соответствующей действующим требованиям, штраф составит от 5 до 10 тыс. рублей. Оштрафуют на аналогичную сумму при непредставлении документальных данных по запросу налоговой службы.
Если предприниматель не удовлетворит требования клиента о выдаче бумажного чека или направлении электронного, может быть вынесено предупреждение или наложен административный штраф в сумме 10 тыс. рублей. Проверка соблюдения кассовой дисциплины ИП производится без предупреждения. Чаще всего проверяют тех, кто уже был замечен в нарушениях либо работает в убыток.
В компании «ККТ Астрал» вы можете купить онлайн-кассу и заказать необходимое программное обеспечение, включая бухгалтерские программы, электронную подпись, регистратор фискальных данных. С нами вы всегда будете в курсе последних изменений законодательства. Получите больше информации по телефону у наших специалистов или оставьте заявку на сайте.
Нет, это не потребуется. Необходимо только изменить информацию о применяемой системе налогообложения. Для этого сформируйте на кассе отчет об изменении параметров регистрации и отправьте его в Налоговую.
Сделать это нужно заранее, до конца 2020 года. Добавьте ту систему налогообложения, которую вы выбрали вместо ЕНВД.
Если предприниматель переходит с «вмененки» на патент, УСН или ЕСХН, и использует при этом фискальный накопитель на 36 месяцев, то замена не понадобится.
Но у тех, кто переходит на ОСНО, могут возникнуть трудности, потому что на этом режиме можно использовать накопители только со сроком действия 15 месяцев.
Налоговая разрешила тем, кто использует ФН на 36 месяцев, не менять на кассе систему налогообложения до окончания срока действия накопителя (письмо ФНС России от 03.12.2020 № АБ-4-20/19907@).
Однако в чеках будет указываться система ЕНВД, а не ОСНО, а значит не будет строки с отражением НДС.