Нормативная база по делопроизводству 2021

Таможенное право

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нормативная база по делопроизводству 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание
1. Новый гост 2021 года по делопроизводству
2. Положение об отделе делопроизводства предприятия
3. Новые Правила делопроизводства для госорганов и органов местного самоуправления
4. Правила делопроизводства и документооборота в организации 2021
4.1. Новые правила об удаленной работе (08.12.2020 № 407-ФЗ).
5. С 12 февраля – новые правила делопроизводства и архивного хранения документов
6. Кадровое делопроизводство в 2021 году
7. ГОСТ по делопроизводству и документообороту – 2021: что изменится в правилах
8. Срок хранения документов в 2021 году

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

Новый гост 2021 года по делопроизводству

  • Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить
  • Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт
  • Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция
  • Как закрыть делопроизводственный год

«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 №2004-ст)
Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)

«ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 №1185-ст)

Росстандарт перетасовал реквизиты, сохранив общее количество. Из ГОСТа исчезли код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП), идентификатор электронной копии документа.

Несколько реквизитов объединены в один. Так, например, в один реквизит вошли «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ», и в этот же реквизит включены официальные символы органов местного самоуправления. На документе должен быть размещен только один герб — субъекта РФ или органа власти, который является автором документа. При этом указано точное место расположения герба — посередине верхнего поля, над реквизитами документов, расстояние от верхнего края листа — 10 мм.

Росстандарт предложил четыре новых реквизита. Два из них — «Наименование структурного подразделения» (п. 5.6 ГОСТ Р 7.0.97–2016) и «Наименование должности лица» (п. 5.7) — на практике используются организациями давно: в документах подразделения (отдела кадров) или от имени определенного сотрудника, но в старом ГОСТе они не выделялись. Название отдела и наименование должности должны соответствовать утвержденной структуре организации и штатному расписанию. Реквизиты указываются сразу под наименованием организации.

«Гриф ограничения доступа к документу» (п. 5.14) должен стоять в правом верхнем углу первого листа документа, проекта документа или сопроводительного письма к нему. Он может содержать в себе тип ограничения, например «Коммерческая тайна» или «Персональные данные», а также при необходимости номер экземпляра или иную информацию о порядке хранения и пользования документом.

Используемые грифы ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ, а кроме того, все грифы надо закрепить в локальных нормативных актах.

При этом надо учитывать, что для отдельных видов документов законодательство выдвигает дополнительные требования — например, для тех, что связаны с персональными данными сотрудников.

«Отметка об электронной подписи» (п. 5.23). Реквизит разработан специально для электронного формата документов. Впервые речь об отметке зашла в Приказе Минкомсвязи России № 186 и ФСО России № 258 от 27.05.2015. Сейчас требование окончательно закреплено госстандартом и подразумевает постановку специальной отметки на том месте, где в бумажной версии ставится ручная подпись.

Положение об отделе делопроизводства предприятия

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

  • прием и первичная обработка;
  • предварительное рассмотрение делопроизводителем;
  • регистрация;
  • рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
  • обработка, исполнение, подготовка ответов;
  • контроль исполнения.

Для исходящих:

  • разработка, оформление;
  • регистрация;
  • отправка.

Для внутренних:

  • разработка, оформление;
  • регистрация;
  • обработка, исполнение, подготовка ответов;
  • контроль исполнения.

Для всех:

  • учет и анализ объемов документооборота;
  • хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

  1. Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  2. Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
  3. Реквизит документа — элемент оформления документа.

Пункт 5.18 ГОСТ Р 7.0.97–2016 содержит совершенно новое положение, которое определяет, на каком языке может быть составлен документ. Это государственный язык РФ или государственный язык республики в составе РФ согласно законодательству этой республики.

Что касается шрифтов, новый стандарт рекомендует для реквизитов документов использовать такие гарнитуры и размеры:

  • Arial № 12, 13;
  • Times New Roman № 13, 14;
  • Calibri № 14;
  • Verdana № 12, 13.

При этом в таблицах можно использовать более мелкие шрифты.

В стандарте подробно расписаны требования к абзацным отступам и межстрочным интервалам.

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  • номера страниц;
  • предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  • абзацный отступ;
  • величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  • выравнивание текста;
  • максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  • правила выделения полужирным текстом;
  • оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

  • гриф ограничения доступа;
  • отметка об электронной подписи;
  • наименование структурного подразделения — автора документа;
  • наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

И Правила для госорганов и органов местного самоуправления (п. 1.2), и Примерная инструкция для государственных организаций (п. 1.2) разработаны с одинаково сформулированными целями – «совершенствование делопроизводства и повышение эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив».

  • Свежие
  • Посещаемые

1.1.

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Правила делопроизводства) разработаны в соответствии с подпунктом 3 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2021 года № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2021, № 26, ст. 4034; 2021, № 52, ст. 8239).

1.2. Правила делопроизводства разработаны в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа государственной власти, органа местного самоуправления.

1.3. Действие Правил делопроизводства распространяется на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления (далее – государственные органы, органы местного самоуправления).

2.1. Состав документов, образующихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

2.2. В государственном органе, органе местного самоуправления создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

2.3. СЭД, используемые в федеральных органах исполнительной власти, должны соответствовать функциональным требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства[6].

2.4.

Организация работы с документами на протяжении их жизненного цикла регулируют нормы и правила, которые устанавливают, во-первых, законодательство в сфере информации и документации, во-вторых, – локальные нормативные акты (далее – ЛНА) организации, которые разрабатывают в соответствии с действующим законодательством.

Наряду с инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатывать и иные нормативные документы по делопроизводству: правила, положения, регламенты, порядки, которые регулируют работу с отдельными видами или комплексами документов (например, положение о внутренних нормативных документах организации, положение о ведении договорной работы и т.д.). Также разрабатывают ЛНА, которые регламентируют административные или бизнес-процессы (например, регламент контроля исполнения документов (поручений)). Кроме этого, работа в системе электронного документооборота (далее – СЭД) происходит в соответствии с инструкциями, которые разрабатывают поставщики программного обеспечения.

Новые Правила делопроизводства для госорганов и органов местного самоуправления

Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2021. Рассмотрим их подробнее.

Примерная инструкция по делопроизводству

Согласно п. 1.3 Примерной инструкции по делопроизводству, в этом документе установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций.

Понятие «государственная организация» в российском законодательстве не определено. На практике так называют организации различных организационно-правовых форм, основной признак которых – государственная собственность на имущество организации.

В Схеме 2 приведем классификацию государственных организаций.

Основными НПА в сфере архивного дела и делопроизводства являются Правила 2015, Перечень 2007, Перечень 2010 и Примерное положение об ЭК. Рассмотрим их подробнее.

Правила 2015

На основании положений этого НПА организуют хранение документов в архивах организаций. Правила 2015 предназначены для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы в целях хранения архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности.

Правовые основы стандартизации в России, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, определены Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 162-ФЗ).

Национальные стандарты в сфере делопроизводства разделяют на три группы: терминологические, оформления документов, управления документами (см. Схему 1).

Отметим, что в третью группу входят национальные стандарты, идентичные международным стандартам, которые разработаны подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 Международной организации по стандартизации – International Organization for Standardization.

Делопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба.

Он существует в следующих видах:

  • общий — в части деятельности предприятия в целом;
  • кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;
  • секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
  • электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.

Делопроизводство и документооборот 2021 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления).

Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям. Далее для каждого вида надо установить номер, то есть код, включающий ряд цифр или букв. Номенклатура призвана облегчить процесс архивирования и систематизации бумаг.

Как правило, предоставляется в форме таблицы с графами, отражающими наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения.

Правила делопроизводства и документооборота в организации 2021

  1. Трудовые договоры с сотрудниками (ст. 67 ТК РФ).
  2. Личные карточки работников (Госкомстат России от 05.01.2004 № 1).
  3. Трудовые книжки (ст. 65, 66 и 84.1 ТК РФ).
  4. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей (Пост. Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).
  5. Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки (пост. Прав. от 19.06.2020 № 887).
  6. Штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ).
  7. Должностные инструкции. (необязательно, но желательно).
  8. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).
  9. График отпусков (статьи 123 ТК РФ).
  10. Положение о персональных данных (ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ).
  11. Согласия на обработку персональных данных (в письменном виде).
  12. Положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ).
  13. Табель учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ).
  14. Расчетный листок и документ об утверждении его формы. (разрабатывается самостоятельно).
  15. Приказы.

  1. Новые правила об удаленной работе (08.12.2020 № 407-ФЗ).

    • Дополнительное соглашение и приказ.
    • Порядок взаимодействия с сотрудником.
    • Новые документы при приёме (справку по форме СТД-Р и бумажную трудовую).
    • Новые требования и ограничения второй волны.
    • Новые обязанности компании по гражданской обороне.
    • Особый отчет СЗВ-ТД за январь 2021 года.
    • Не нужно сдавать отчет о численности сотрудников.
    • Новая номенклатура дел.
    • Новый МРОТ (12 792 руб.).
    • Новые путевые листы.
    • Новые правила работы на вахте.
    • Новые формы уведомлений для МВД.
    • Новые квоты по иностранным сотрудникам.
    • Новые правила миграционного учета.
    • Новые электронные визы.
    • Мораторий на проверки.
    • Новый регламент проверок.

Скачать «Инструкцию по кадровому делопроизводству» на 2021 год.

Вести кадровый учет может как один специалист по кадрам, так и целая кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство позволяет нормально с ней справляться, если есть дополнительное время.
Доверьте разработку и заполнение кадровой документации профессионалам и будете всегда уверены, что все ваши документы в полном порядке.

Новый ГОСТ с 1 июля 2021 года заменит действующий с 2003 года ГОСТ Р 6.30-2003. По правилам, которые были установлены старым стандартом, оформляют организационно-распорядительные документы большинство предприятий. Это удобно организациям, взаимодействующим друг с другом по единым нормам и требованиям. Это также позволяет придерживаться единообразия при оформлении внутренних документов.

Поэтому локальными нормативными актами предприятий предусматривалось применение единого стандарта оформления документов.

Если в организации действовал старый государственный стандарт, проверьте, чтобы в нормативных актах ссылки на него были заменены на новый ГОСТ оформления документов с 1 июля.

С 12 февраля – новые правила делопроизводства и архивного хранения документов

К организационно-распорядительным документам относятся не только те, что включены в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации».

Любая справка, служебная записка или письмо будет считаться документом только при наличии реквизитов. Для каждого вида документов перечень реквизитов свой.

Как заполняются и как располагаются на бланке документа эти реквизиты, определяет ГОСТ делопроизводство 2021 года.

В правила оформления текстовых документов по ГОСТ-2021 внесены следующие изменения:

  • для текстов рекомендовано использовать шрифты Arial (размер 12–13), Calibri (14), Times New Roman (размер 13–14), Verdana (размер 12–13); рекомендуемый интервал 1-1,5 с отступом 1,25 см;
  • если в документе более одной страницы, их нумеруют; номер страницы проставляют в середине поля, расстояние от верхнего края листа — не менее 1 см;
  • если документ напечатан на обеих сторонах листа, ширина левого поля на лицевой стороне должна быть равной ширине правого поля на оборотной.

Основные изменения, которые содержатся в новом ГОСТ по делопроизводству 2021, касаются реквизитов. Их общее количество осталось таким же, как и в старом ГОСТе — 30. Корректировки внесены, чтобы упростить работу делопроизводителям и кадровикам, надзорным и контролирующим органам. Сравнение списка обязательных реквизитов по старому и новому ГОСТ по делопроизводству представлены в таблице.

Таблица. Сравнение реквизитов старого и нового ГОСТ делопроизводство 2021 года

Номер реквизита поГОСТ Р 6.30-2003 поГОСТ Р 7.0.97-2021
01 Государственный герб Российской Федерации Герб, в том числе: РФ, субъекта РФ или муниципального образования
02 герб субъекта Российской Федерации эмблема
03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) товарный знак (знак обслуживания)
04 код организации код формы документа
05 основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица наименование организации — автора документа
06 идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) наименование структурного подразделения — автора документа
07 код формы документа наименование должности лица — автора документа
08 наименование организации справочные данные об организации
09 справочные данные об организации наименование вида документа
10 наименование вида документа дата документа
11 дата документа регистрационный номер документа
12 регистрационный номер документа ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа
13 ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа место составления (издания) документа
14 место составления или издания документа гриф ограничения доступа к документу
15 адресат адресат
16 гриф утверждения документа гриф утверждения документа
17 резолюция заголовок к тексту
18 заголовок к тексту текст документа
19 отметка о контроле отметка о приложении
20 текст документа гриф согласования документа
21 отметка о наличии приложения виза
22 подпись подпись
23 гриф согласования документа отметка об электронной подписи
24 визы согласования документа печать
25 оттиск печати отметка об исполнителе
26 отметка о заверении копии отметка о заверении копии
27 отметка об исполнителе отметка о поступлении документа
28 отметка об исполнении документа и направлении его в дело резолюция
29 отметка о поступлении документа в организацию отметка о контроле
30 идентификатор электронной копии документа отметка о направлении документа в дело

Обратите внимание!

Наименование и номер некоторых реквизитов в старом и новом ГОСТ по делопроизводству совпадают. Это реквизиты с порядковым номером 15 «адресат»,16 «гриф утверждения документа»,22 «подпись» и 26 «отметка о заверении копии».

Если сравнить данные приведенные в таблице, видно, что теперь в ГОСТ требования к оформлению документов 2021 сведения об авторе содержат сразу три реквизита — наименование организации (05), ее подразделения (06) и должности лица, составившего документ (07). Появился новый реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» (14). Он используется в случае, когда документ содержит сведения, составляющие государственную, коммерческую или служебную тайну.

Второе – не рекомендуется оставлять ячейки без данных. Можно вставить прочерк (символ «тире»), но не бросать пустую.
Третье – отрывать тему таблицы от самих ячеек при переносе с предыдущей страницы на следующую нельзя. Рекомендуется указывать наименование, делать «шапку», под ней пару – тройку табличных строчек, и лишь после переносить основную часть таблицы на новую страницу.

Начальный кусочек горизонтальной чертой не подчеркиваем. Над второй частью таблицы набираем с левой стороны «Продолжение таблицы» с номером.

Название помещают только над первой частью таблицы. Например: Продолжение таблицы 3. При подготовке текстовых документов с использованием программных средств надпись «Продолжение таблицы» допускается не указывать.

Запрещается заголовки набирать лишь строчными буквами.

Важно Выполнение заголовка таблицы по ГОСТу 2021 Оформление таблиц по ГОСТу 2021 года предполагает, что заголовок таблицы содержит такие составляющие части:

  1. само название графического элемента – «Таблица»;
  2. номер таблицы по порядку арабскими цифрами;
  3. необходимый знак тире и название с большой буквы.

Наименование должно быть кратким, точным и отражать ее содержимое. При расположении его над самой таблицей абзацный отступ не соблюдается.

Набирается предложение одной строкой, без точки в конце. Пример: Таблица 2.8 – Наименование Недопустимые оплошности Когда речь идет об оформлении таблиц по ГОСТу 2021 года, существуют нюансы, которые ни в коем случае нельзя нарушать.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  • номера страниц;
  • предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  • абзацный отступ;
  • величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  • выравнивание текста;
  • максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  • правила выделения полужирным текстом;
  • оформление титульного листа.

Изменения в существующих разделах ГОСТов по делопроизводству. Изменения в существующих на сегодняшний день разделах стандарта направлены на его усовершенствование.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.