Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Популярные автоответы на почте при отпуске». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Вы смотрели фильм «Поле его мечты» (Field of Dreams)? Если нет, то он рассказывает о бейсболе и семействе, живущем в штате Айова… Впрочем, дальше углубляться не станем, чтобы не спойлерить.
Автор следующего письма использовал реплику из этого фильма, чтобы начать свое послание, — и она оказалась весьма к месту, так как отправитель как раз собирается поехать в Айову.
Outlook: как настроить автоответчик на время отпуска?
У директора по маркетингу компании HubSpot Карстена Келлера серьезный подход к электронной рассылке об отсутствии на работе — он превратил ее в целый сериал с мультяшным персонажем Троем Макклюром в главной роли.
Каждый раз, когда Макклюр появляется в таких мейлах, он выступает от лица Келлера и ссылается на прошлые автоматические ответы. Текст подается в слегка «самоуничижающей» манере, автор как бы говорит: «Знаю, я снова не офисе». Забавный эффект усиливается последним предложением, служащим своего рода тизером к следующему пропуску рабочего дня.
Здесь, как и в примере с «Полем его мечты», используется известный многим персонаж поп-культуры. Вместо разочарования от невозможности связаться с нужным человеком, он дает читателю что-то узнаваемое, над чем можно посмеяться.
«В настоящее время я в отпуске и, скорее всего, в стельку пьян. Хорошей рабочей недели!».
Несмотря на то что мы приветствуем честность, с такими посланиями стоит быть осторожнее. Нужно учитывать характер вашей аудитории, а также вашего босса, специфику корпоративной культуры. Взвесьте, насколько позитивно будет воспринят такой ответ.
Первый способ сделать себе автоответчик — настроить отправку автоматического ответа на входящие в Outlook с помощью функции «Автоматические ответы». Для этого не нужно лезть ни в какие специальные настройки. Нижеприведенный способ работает во всех актуальных версиях Outlook, но только для учетных записей на сервере Microsoft Exchange!
Примеры забавных текстов для автоответчика почты
Многие пользователи не знают что такое автоответчик для электронной почты.
Электронный автоответчик — письма, отправляемые системой автоматически в качестве ответа на электронное письмо.
Их используют в основном в то время, когда закончилось рабочее время компании. Также любой сотрудник может написать такое сообщение, и система будет оповещать клиентов о том, что необходимый специалист в отпуске или на больничном. Такие сообщения называются Out-of-Office Messages.
Out-of-Office Messages — это сообщения с текстом об отсутствии сотрудника на рабочем месте.
Культура отправки таких сообщений пришла нам с запада. Письма отсылаются автоматически любому клиенту, оставившему заявку на услугу на вашем сайте или написавшему конкретно вам на электронную почту и т. д.
Работу любого автоответчика для почты вы можете наладить под себя, организовав правильные настройки системы.
Если вы хотите настроить автоответчик почты Яндекс, то вам следует зайти на свою почту и в правом верхнем углу выбрать шестеренку (настройки). Выберите пункт «Правила обработки писем» и создайте новое правило.
Здесь вам необходимо выбрать тип писем, на которые будет отвечать система, и создать условия. Их вы можете задать несколько для одного правила. Далее вам необходимо ввести текст автоответчика на почту. После того, как вы все настроили, вам необходимо сохранить изменения, введя пароль от своей почты.
Как видно, настроить работу автоответчика не сложно. Вы с легкостью справитесь и с настройками других систем.
Оформляя тексты для рассылки, вы можете составить оригинальное письмо в комическом или деловом стиле. Рассмотрим забавные тексты автоответчика, предупреждающие клиентов об отпуске сотрудника.
Письма, вызывающие сочувствие. В таком письме вы даете понять клиенту, что отдыхаете не на Мальдивских островах, а в районе холодного севера.
«Спасибо за ваше письмо.
Меня не будет в офисе во время праздников — поехал к семье в Салехард. Я бы с удовольствием отвечал вам, чем раскапывать дорожки перед домом, когда на улице -25.
Ответить на письмо смогу только 9 числа.
С уважением, Николай»
English Русский English
Dear colleagues,
I will be out of the office from (с какого числа) until (по какое число).
If you need immediate assistance please contact (имя человека, который вас замещает).
Best regards,
(ваше имя)
Русский
Уважаемые коллеги,
Я буду вне офиса с …..до ……
Если вам нужна немедленная помощь, пожалуйста, свяжитесь с …….
С наилучшими пожеланиями,
…..
Письмо-автоответ на английском – уходим в отпуск правильно
- Многие люди крайне негативно относятся к почтовым сообщениям, которые они не ждут;
- Автоответчик заполняет почтовый ящик отправителя лишними сообщениями;
- Автоответы на почту могут помешать в поиске сообщений с полезной информацией.
Если уж вы решили настроить автоответ, вы можете ознакомиться с некоторыми примерами, которые мы приведём ниже.
Автоответчик — это специальное сообщение, которое клиент отправляет автоматически в ответ на входящие сообщения. Сообщение содержит заранее подготовленный текст и способно передать оппоненту важную информацию.
Стоит отметить, что эта опция появилась в составе клиента не так давно. Она будет полезна тем людям, которые работают по переписке и еще не пользуются различными видами коммуникаторов. Однако необходимо, чтобы почтовый сервер поддерживал такую опцию.
Но беспокоиться не о чем, почти все современные сервисы имеют в своем распоряжении нечто подобное. Ведь если у них его нет, они будут значительно отставать от конкурентов, а это очень плохо для бизнеса.
Теперь о том, зачем устанавливать автоответчик, — эта штука полезна, если человек куда-то поехал и хочет оповестить об этом клиентов. Кроме того, в автоответчик можно включить информацию о том, что сотрудник ушел в отпуск.
Вы даже можете настроить типичный ответ на запрос конкретного каталога продукции. В целом, существует множество различных вариантов использования этой функции, что возвращает нас к вопросу о том, как настроить автоответчик в Mozilla Thunderbird.
Теперь пришло время подвести итоги и обобщить всю полученную информацию и сделать соответствующие выводы. В этой статье мы рассмотрели, что такое автоматический ответ в почтовом клиенте Mozilla Thunderbird и как его настроить.
Сама процедура не так сложна, как может показаться на первый взгляд. Но это может занять много времени, а шаги, выполняемые там, таковы, что без подробных инструкций не обойтись. Особенно для начинающих.
Чтобы отключить автоматические ответы проделываем следующие шаги:
1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».
2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» во вкладке «Правила для электронной почты» выберете из выпадающего списка «Применить изменения к папке:» адрес почтового ящика, на который настраивался автоответчик, и снимите галочку в чекбоксе напротив созданного ранее правила. Жмем ОК.
- В главном меню почты справа вверху найти значок шестеренки. Нажать на него, в открывшемся меню выбрать «Настройки».
- Во вкладке «Общие» (открывается по-умолчанию) перейти в самый низ страницы.
- Активировать флажок «Включить автоответчикк», заполнить нужные параметры.
- В самом низу страницы нажать «Сохранить изменения»
Тексты автоматического ответа на входящие письма
- В главном меню почты справа сверху располагается значок шестеренки. Нажать на него, в открывшемся меню выбрать «Правила обработки писем».
- Нажать кнопку «Создать правило».
- Если Вы хотите, чтобы правило применялось ко всем письмам без условий, то удалите условие красным крестиком. Поставьте галочку «Ответить следующим текстом», заполните это поле.
- В самом низу страницы нажмите «Создать правило». При включении функции автоответа необходимо будет ввести пароль от вашего почтового ящика для сохранения изменений.
- В главном меню почты справа сверху нажмите на адрес почтового ящика. Выберите пункт меню «Настройки почты».
- Далее выберите пункт «Автоответчик».
- Поставьте флажок на «ВКЛ», заполните настройки автоответчика.
- В самом низу страницы нажмите кнопку «Сохранить»
- В главном меню почты сверху нажмите на вкладку со значком шестеренки «Настройки».
- Далее выберите вкладку «Автоответчик».
- Нажмите кнопку «Вкл», заполните настройки автоответа.
- В самом низу страницы нажмите «Сохранить изменения».
В любой из версий Outlook можно прикрепить отдельный вариант «автоответов» для этого потребуется выполнить следующие действия:
- Открыть «Файл »
- Перейти в «Параметры ».
- Выбрать «Настроить ленту ».
- В удобном месте «Создать группу » и переименовать её при необходимости. Обязательный шаг, поскольку в существующие группы эту вкладку добавить нельзя.
- Переместить «автоответы» в группу, созданную в пункте 4.
Примечание! Создание группы может и не потребоваться – всё зависит от версии Office. Но все версии старше 2010 требовали данного шага.
Настройка популярных почтовых клиентов для работы с Яндекс.Почтой
Данный способ может не сработать, в этом случае потребуется перейти к разделу «Создание правила ».
Есть вариант поступить на бюджет в МГИМО или только за деньги?
Как в Thunderbird сделать автоматический ответ на время отпуска
Как было сказано выше, для обычных учетных записей доступна только установка правил для автоматических ответов (сообщений об отсутствии на месте). Следующая инструкция подойдет для всех версий Outlook начиная с 2007 г., а также Office 365.
Вначале, перед тем как настроить автоответ в Аутлуке, создаем шаблон:
- Сообщения → Создать новое → указать тему (напр., “Я в отпуске с … по … месяца года”) → ввести текст сообщения для автоматического ответа → Файл → Сохранить как.
- Присваиваем шаблону имя. В окошке “Тип файла” укажите “Шаблон Outlook (*.oft)”.
- В качестве местоположения шаблона можно оставить стандартную папку (c:usersusernameappdataroamingmicrosofttemplates) или же выбрать другую на свое усмотрение.
- Нажмите на “Сохранить”.
Чтобы отключить автоматические ответы проделываем следующие шаги:
1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».
2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» во вкладке «Правила для электронной почты» выберете из выпадающего списка «Применить изменения к папке:» адрес почтового ящика, на который настраивался автоответчик, и снимите галочку в чекбоксе напротив созданного ранее правила. Жмем ОК.
Достаточно удалить правило, чтобы прекратить его работу. Для этого:
- Открываем «Правила».
- Выбираем «Управление правилами и оповещениями».
- Находим ненужное правило и снимаем галочку.
Добавление пункта «Автоответы»
В любой из версий Outlook можно прикрепить отдельный вариант «автоответов» для этого потребуется выполнить следующие действия:
- Открыть «Файл»
- Перейти в «Параметры».
- Выбрать «Настроить ленту».
- В удобном месте «Создать группу» и переименовать её при необходимости. Обязательный шаг, поскольку в существующие группы эту вкладку добавить нельзя.
- Переместить «автоответы» в группу, созданную в пункте 4.
Примечание! Создание группы может и не потребоваться – всё зависит от версии Office. Но все версии старше 2010 требовали данного шага.
Данный способ может не сработать, в этом случае потребуется перейти к разделу «Создание правила».
Создание сообщения об отсутствии на работе может не сделать вашего босса счастливым, но, по крайней мере, это позволит всем членам вашего рабочего сообщества и посторонним попытаться связаться с вами для общения
Итак, почему важно настроить сообщение об отсутствии на работе? Ну, на самом деле, есть несколько причин:. Это хорошие манеры позволить коллегам, менеджерам и клиентам, с которыми вы не общаетесь в течение определенного времени. Это особенно верно, если вы находитесь в отпуске дольше, чем пару дней
Это особенно верно, если вы находитесь в отпуске дольше, чем пару дней
Это хорошие манеры позволить коллегам, менеджерам и клиентам, с которыми вы не общаетесь в течение определенного времени. Это особенно верно, если вы находитесь в отпуске дольше, чем пару дней.
Тут всё ещё проще, чем при настройке включения. В версиях 2010–2016 при очередном заходе в Outlook при включённых автоответах вы увидите соответствующее предупреждение («Для данной учётной записи выполняется отправка автоответов»). Нажмите на кнопку «Отключить», и все праметры будут отключены.
В 2007 и 2003 версиях нужно будет перейти в меню «Сервис», в пункт «Заместитель» и выбрать подпункт «Я нахожусь на работе».
Как создать автоответчик в Outlook на время отпуска
Для удобства работы почтовый клиент Outlook предлагает своим пользователям возможность автоматически отвечать на входящие сообщения. Это может заметно упростить работу с почтой, если требуется в ответ на входящие письма рассылать один и тот же ответ. Причем, автоответ можно настроить как для всех входящих, так и выборочно.
Если вы как раз столкнулись с подобной проблемой, то эта инструкция поможет вам упросить работу с почтой.
Итак, для того, чтобы настроить автоматический ответ в outlook 2010 потребуется создать шаблон и затем настроить соответствующее правило.
Сразу следует отметить, что способ настройки автоответчика в Аутлук варьируется в зависимости от установленной версии офисного пакета. Хотя, набор общих черт и присутствует, но касаются они преимущественно версий: 2010+ и по 2007 включительно. О специфических нюансах в некоторых версиях будет указано, под их общими сведениями (например, 2010 Outlook настраивается аналогично с 2013, 2020, но имеет пару отличительных черт).
Как войти и проверить почту на mail ru, обзор интерфейса
В таких моментах вас выручит возможность создания автоматического ответа в Оutlооk, который самостоятельно сможет отвечать на полученные вами сообщения. Это возможно благодаря заранее подготовленному и сохраненному сообщению для шаблона. Далее мы покажем, как подключить, выставить настройки и отключить функцию автоматического ответа Оutlооk в версиях с 2016-ого до 2007-ого года с профилем Exchange и без его использования.
Если вы пытались выполнить приведенные выше шаги, но в меню не находили функцию автоответа, то вероятнее всего, вы используете учетную запись Gmail, POP, Yahoo, IMAP или какую-то другую, у которой не поддерживаются автоответы в Аутлук. У вас есть возможность настроить автоответ на полученные сообщения, но для этого приложение должно постоянно функционировать, т.е. быть открытым на вашем ПК.
При включении этой функции и настройке можно добиться возможности оперативной отправки сообщений в ответ на приходящие. Это упрощает работу многих служб, позволяя ориентировать пользователей в сроках рассмотрения заявок и подобных вещах. К тому же это создаёт ощущение, что фирма действительно заинтересована в общении с клиентом/партнёром. Чаще всего автоответом в Outlook пользуются:
- Сервисные центры. Иногда, с помощью сложных скриптов ещё и подаётся информация об ориентировочных сроках выполнения заявки (в странах СНГ не используется, в каком-то смысле отличительная особенность некоторых крупных западных фирм).
- Контакт-центры, для которых важно проявить уважение к пользователю. В их случае подобный ответ зачастую содержит благодарность за обращение.
- Службы поддержки (в частности в онлайн играх). Здесь указываются сроки рассмотрения заявки или присылаются данные о пропущенных в заявке полях (встречается у Zenimax и Blizzard).
- На время отпуска. Включается, чтобы известить коллег/клиентов о своей недоступности на данный момент. Применяется в крупных организациях со строгим деловым этикетом.
Можно найти и другие применения для указанной функции, либо использовать её просто ради шутки – выбор зависит от поставленной задачи.
Отправка автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте из Outlook
Сразу следует отметить, что способ настройки автоответчика в Аутлук варьируется в зависимости от установленной версии офисного пакета. Хотя, набор общих черт и присутствует, но касаются они преимущественно версий: 2010+ и по 2007 включительно. О специфических нюансах в некоторых версиях будет указано, под их общими сведениями (например, 2010 Outlook настраивается аналогично с 2013, 2016, но имеет пару отличительных черт).
В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.
Вы можете написать любую уточняющую информацию, например, телефон коллеги, подменяющего вас на период отпуска и сразу перенаправить все письма на его почтовый ящик.
Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.
- Настройка автоматического ответа Outlook 2007
- Настройка автоматического ответа Outlook 2010
- Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016
- Видео создания автоответов в Outlook
Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.
Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».
Первый способ сделать себе автоответчик — настроить отправку автоматического ответа на входящие в Outlook с помощью функции «Автоматические ответы». Для этого не нужно лезть ни в какие специальные настройки. Нижеприведенный способ работает во всех актуальных версиях Outlook, но только для учетных записей на сервере Microsoft Exchange!
- Запустите Outlook и щелкните вкладку Файл в верхнем левом углу.
- В разделе Сведения нажмите на кнопку Автоматические ответы.
Почтовый автоответчик — самая полезная функция лета
Во всех выпусках популярного почтового клиента Outlook доступна удобная функция оповещения о вашем отсутствии на рабочем месте. В версиях 2003 и 2007 она называется «Заместитель», а в более поздних — «Автоматические ответы (нет на работе)». Несмотря на то, что возможность настроить автоответы изначально была представлена разработчиками, как корпоративная и рекомендовалась для использования в рабочих целях, вы можете настроить её для повседневной жизни.
Изначально необходимо узнать, используется ли учетная запись Microsoft Exchange (чаще всего применяется в крупных компаниях, крайне редко у простых пользователей), а от этого будет зависеть возможность настройки автоответа. К сожалению, возможность использования полноценной функции автоответа, без учетной записи Microsoft Exchange, отсутствует.
Итак, ниже приведены инструкции для пользователей, у которых наcтроена учетная запись Exchange.
- Находясь в главном меню программы, кликнете по кнопке «Создать сообщение», чтобы перейти к написанию шаблона для будущего самоотправляющегося ответа.
Нажимаем кнопку «Создать сообщение»
- Заполните поле для сообщения словами, которые будут отсылаться человеку, отправляющему вам сообщение.
Прописываем текст сообщения
- Разверните отдел «Файл», кликнете в нем по кнопке «Сохранить как».
Нажимаем кнопку «Сохранить как»
- Назовите элемент как вам удобно и установите для него расширение «Шаблон Outlook (*oft)».
Выбираем формат «Шаблон Outlook»
- Используйте кнопку «Сохранить».
Нажимаем кнопку «Сохранить»
- Вернитесь к программе и, развернув отдел «Файл», перейдите к разделу «Управление правилами и оповещениями».
Выбираем пункт «Управление правилами и оповещениями»
- Откроется окошко, в нём нужно использовать кнопку «Новое правило».
Нажимаем кнопку «Новое»
- В блоке «Начать с пустого правила» отметьте вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям».
Выбираем вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям»
- Выберите, в каких случаях будет срабатывать автоответчик.
Выбираем, когда будет действовать автоответчик
- В шаге №1 выберите функцию «Ответить, используя указанный шаблон».
Выбираем пункт «Ответить, используя указанный шаблон»
- В шаге №2 нажмите на синенький текст «Указанный шаблон».
Нажимаем кнопку «Указанный шаблон»
- Укажите путь шаблона, который вы создали ранее.
Указываем путь до заранее созданного шаблона
- Откроется окошко «Завершение настройки правила». В блоке «Шаг 1» пропишите название для создаваемого правила, а в блоке «Шаг 2» выберите режим «Включить правило», в блоке «Шаг 3» проверьте правильность введённых данных.
Проверяем правильность настроек
- Нажмите кнопку «Готово». На этом создание автоответчика закончено, а сам он активирован.
Нажимаем кнопку «Готово»
- Разверните меню «Файл», в нём перейдите по пути «Создать» — «Почтовое сообщение».
Нажимаем кнопку «Почтовое сообщение»
- Напишите текст, который будет в будущем автоматически отсылаться написавшим вам людям.
Пишем текст
- Начните сохранение шаблона, нажав кнопку «Сохранить как».
Кликаем по кнопке «Сохранить как»
- Назовите элемент и выставьте для него расширение «Шаблон Outlook (*oft)».
Ставим формат «Шаблон Outlook»
- Вернитесь к программе и разверните меню «Сервис».
Разворачиваем меню «Сервис»
- Выберите функцию «Правила и оповещения».
Выбираем пункт «Правила и оповещения»
- Откроется окошко, в котором нужно будет нажать кнопку «Новое правило».
Кликаем по кнопке «Новое правило»
- В блоке «Начать с пустого правила» отметьте вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям».
Выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям»
- Выберите, в каких случаях будет срабатывать автоответчик.
Отмечаем параметры, при которых автоответчик будет активироваться
- В блоке «Шаг 1» выберите функцию «Ответить, используя указанный шаблон».
Выбираем вариант «Ответить, используя указанный шаблон»
- В блоке «Шаг 2» нажмите на синенький текст «Указанный шаблон».
Кликаем по кнопке «Указанный шаблон»
- Укажите путь шаблона, который вы создали ранее.
Нажимаем кнопку «Обзор»
- Откроется окошко «Завершение настройки правила». В блоке «Шаг 1» пропишите название для создаваемого правила, а в блоке «Шаг 2» выберите режим «Включить правило», в блоке «Шаг 3» проверьте правильность введённых данных.
Проверяем выставленные параметры
- Нажмите кнопку «Готово». На этом создание автоответчика закончено, а сам он активирован.
Кликаем по кнопке «Готово»
- Разверните вкладку «Сервис» в главном меню программы.
Выбираем меню «Сервис»
- Выберите пункт «Заместитель».
Выбираем пункт «Заместитель»
- Включите функцию, выбрав параметр «Отправлять автоответ об отсутствии». Здесь же вы можете выбрать период, в течение которого будет работать автоответчик, или, сняв галочку с пункта «Отправлять только в течение следующего периода», снять временные ограничение на его действия. Вкладка «В пределах организации» нужна для тех случаев, когда вы оставляете сообщение для сотрудников вашей компании, а вкладка «За её пределами» — для всех остальных лиц.
Выбираем настройки заместителя
- Введите текст, который будет отсылаться автоматически. Готово, автоответчик создан.
Вводим текст для автоответа
Настраиваем автоответ в outlook на период отпуска
Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.
Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».
Прямо отдельно в этой категории отмечу постмортем-автоответчик, который человек успел настроить перед смертью. Чтобы транслировать набор своих мировоззрений (там настолько трешово, что я не буду портить вам психику). Правда, заканчивается всё это на позитивной ноте: «Удачи вам!». Думаю, его ящик скоро удалит почтовый сервис из-за того, что к нему никто не обращается. Поэтому памятник не получится. Иначе бы все соцсети со временем становились бы всё больше и больше похожи на кладбища.
Первый способ сделать себе автоответчик — настроить отправку автоматического ответа на входящие в Outlook с помощью функции «Автоматические ответы». Для этого не нужно лезть ни в какие специальные настройки. Нижеприведенный способ работает во всех актуальных версиях Outlook, но только для учетных записей на сервере Microsoft Exchange!
Если вы хотите использовать автоответчик Outlook дома, или в вашей организации нет Exchange, вы можете создать правило для отправки уведомлений об отсутствии. Это немного сложнее, но такое правило позволит вам отправлять разные письма об отсутствии разным получателям.
В зависимости от версии Office инструкции могут несколько отличаться, но общий принцип приведен ниже.
Чтобы отключить автоматические ответы проделываем следующие шаги:
1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».
2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» во вкладке «Правила для электронной почты» выберете из выпадающего списка «Применить изменения к папке:» адрес почтового ящика, на который настраивался автоответчик, и снимите галочку в чекбоксе напротив созданного ранее правила. Жмем ОК.
-
Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.
Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».
Отметьте пункт «Меня нет на работе» и напишите текст уведомления, которое должны получать люди, когда вас нет на месте.
Обратите внимание. Правила обработки сообщений находятся в этом же меню, под текстом вашего автоответа.
После внесения всех изменений закройте окно «заместителя» нажав кнопку ОК.
Для пользователя Outlook доступны два варианта автоматических действий над входящими и исходящими сообщениями: шаблоны и правила.
Шаблоны упрощают процесс создания и отправки сообщений, текст которых зачастую повторяется, отличаясь только несколькими данными (буквально пара слов или цифр). По своей сути, шаблоны — хранимые сообщения, в которые непосредственно перед отправкой вставляются новые данные.
Правила в Microsoft Outlook — это автоматически исполняемые над сообщениями действия, созданные на основе имеющегося шаблона или заданных условий.
Разберём пошагово процесс создания и шаблонов, и правил, а также имеющиеся различия для разных версий Outlook.
Навряд ли кто-то ещё пользуется этими «динозаврами» мира электронной почты, но если вам посчастливилось заполучить рабочее место именно с таким софтом, то эта инструкция для вас.
- В главном окне вызываем меню «Файл». Ищем пункт «Создать», а в нём — подпункт «Почтовое сообщение». Альтернативой таких действий будет одновременное нажатие клавиш Ctrl+N.Переход к мастеру создания сообщений
- Теперь нам предложат ввести текст шаблона. Например, вы готовитесь к отпуску и хотите заверить клиента, что свяжетесь с ним позже. Или же ваша цель — перенаправить адресата другому сотруднику (указать контактные данные). Вводим подходящий для этого текст в поле.Введите подходящий к ситуации текст, который будет рассылаться по шаблону
- После ввода информации сохраните шаблон. Нажатием на иконку Office в левом верхнем углу вызываем меню и выбираем пункт и подпункт с одинаковым названием «Сохранить как…».Сохраняем созданный файл
- Вводим желаемое имя шаблона и в качестве типа файла в выпадающем меню внизу выбираем «Шаблон Outlook». Нажимаем кнопку «Сохранить».Вводим название шаблона и выбираем его тип
Алгоритм действий в более поздних версиях гораздо упрощён, но в то же время добавлен новый функционал в настройках.
- В меню «Файл» в левом верхнем углу в пункте «Сведения» выбираем подпункт «Автоответы».Выбираем пункт «Автоответы»
- Теперь Outlook даёт нам возможность не только ввести текст автоответа, но и выбрать период, в течение которого будет рассылаться шаблон (если не использовать этот пункт, то автоответ нужно будет деактивировать вручную), а также создать два разных текста автоответа (для штатных сотрудников и для людей за пределами вашей компании). При желании здесь же можно просмотреть правила, действующие на этот шаблон. Выбираем «Отправлять автоответы» и указываем нужный нам период. Нажимаем «OK».Настройка даты активности, ввод текста и просмотра правил
Похожие записи: